เนื้อหา

• ขั้นตอน
• เคล็ดลับ

วิธีจัดโครงสร้างจดหมายที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับประเภทที่คุณต้องการเขียน การจัดรูปแบบที่คุณใช้เมื่อเขียนถึงเพื่อนอาจแตกต่างไปจากที่ใช้ในจดหมายที่เป็นทางการ นอกจากนี้โครงสร้างของแบบดั้งเดิม (ส่งทางไปรษณีย์) จะแตกต่างกันไปจากอีเมล อ่านเพื่อหาวิธีที่เหมาะสมในการจัดโครงสร้างจดหมายฉบับต่อไปของคุณ

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 4: จดหมายทางการหรือธุรกิจ

1. 

   เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณที่ด้านบน ใส่ชื่อถนน (ถนนอเวนิว ฯลฯ ) เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์จัดชิดซ้ายและเว้นระยะห่างง่ายๆ
   • เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์จะต้องเขียนไว้ในบรรทัดเดียวกันในขณะที่ชื่อถนนต้องอยู่ในชื่ออื่น
   • หากคุณส่งจดหมายด้วยหัวจดหมายของ บริษัท อย่างเป็นทางการให้ข้ามขั้นตอนนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการกรอกที่อยู่ซ้ำ

2. 

   
   
   วางวันที่ไว้ด้านล่างที่อยู่ของคุณ ป้อนวันที่ที่เขียนจดหมายหรือเมื่อเขียนเสร็จ มันขึ้นอยู่กับคุณ.
   • วันที่ควรจัดชิดซ้ายเช่นเดียวกับที่อยู่ด้านบน
   • เขียนวันที่ในรูปแบบ "วัน - เดือน - ปี" เขียนเดือนเต็ม แต่ใช้ตัวเลขเพื่อระบุวันและปี ตัวอย่าง: 9 กุมภาพันธ์ 2556

3. 

   
   
   ข้ามเส้นระหว่างวันที่และส่วนถัดไปของจดหมาย สิ่งนี้จะแยกและทำให้วันที่มีโครงสร้างที่สัมพันธ์กับส่วนถัดไป

4. 

   ใช้ข้อมูลอ้างอิงถ้ามี หากคุณกำลังเขียนจดหมายเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะรวมการอ้างอิงถึงหัวข้อผ่าน "Re:"
   • การอ้างอิงต้องจัดชิดซ้ายและต้องไม่เกินขีด จำกัด ของหนึ่งบรรทัด
   • ใช้การอ้างอิงเมื่อตอบจดหมายฉบับอื่นประกาศรับสมัครงานหรือเมื่อขอข้อมูลเฉพาะ
   • หลังจากการอ้างอิง (ไม่บังคับ) คุณสามารถข้ามบรรทัดเพื่อแยกออกจากส่วนที่เหลือของการ์ดได้ดีขึ้น

5. 

   
   
   ป้อนที่อยู่ของผู้รับ ใส่ชื่อและตำแหน่งของคุณตลอดจนชื่อ บริษัท ที่อยู่เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์
   • ข้อมูลทั้งหมดนี้ต้องจัดชิดซ้ายและเว้นระยะห่างเพียงครั้งเดียว ชื่อของผู้รับจะต้องเขียนในบรรทัดเดียวเช่นเดียวกับตำแหน่งของเขาชื่อ บริษัท ที่อยู่และบรรทัดสุดท้ายพร้อมเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ (สามรายการนี้อยู่ในบรรทัดเดียวกัน)
   • หากคุณส่งจดหมายไปยังประเทศอื่นให้ใส่ชื่อของเขาเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในบรรทัดใต้ที่อยู่
   • จ่าหน้าจดหมายถึงบุคคลที่ระบุเมื่อเป็นไปได้และใส่ชื่อที่เหมาะสมของบุคคลนั้นเช่น "นาย" "นาง" หรือ "นางสาว" หากคุณไม่แน่ใจในเพศของผู้รับอย่าป้อนชื่อ
   • หลังจากข้อมูลนี้ให้ข้ามบรรทัด

6. 

   รวมคำทักทายที่สุภาพ คำทักทายที่สุภาพที่พบบ่อย ได้แก่ สำนวนเช่น“ Dear”“ Dear” หรือ“ Dear” ตามด้วยชื่อและนามสกุลของบุคคลนั้น ชื่อตามด้วยลูกน้ำ
   • คำทักทายควรจัดชิดซ้าย
   • หากคุณไม่ทราบเพศของผู้รับคุณสามารถระบุชื่อ - นามสกุลของผู้รับหรือใช้นามสกุลตามด้วยตำแหน่ง
   • หลังจากทักทายแล้วให้ข้ามบรรทัด

7. 

   เขียนหัวเรื่องถ้าคุณต้องการ เขียนหัวเรื่องด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ด้านล่างคำทักทายและจัดให้ชิดซ้าย
   • ส่วนนี้ควรสั้น แต่มีความหมาย พยายามอย่าข้ามเส้น
   • โปรดทราบว่าส่วนนี้ไม่บ่อยนักและควรใช้เป็นครั้งคราวเท่านั้น
   • อย่าใส่หัวเรื่องหากคุณได้เพิ่มบรรทัดอ้างอิง
   • หากคุณเขียนมันให้ข้ามบรรทัดทันทีเพื่อดำเนินการต่อ

8. 

   เนื้อหาของจดหมายควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้น ๆ ที่อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ จัดย่อหน้าไปทางซ้าย แต่อย่าลังเลที่จะเพิ่มการเยื้องที่จุดเริ่มต้นของย่อหน้า

9. 

   หลังจากบทนำให้เขียนเนื้อหาของจดหมาย ส่วนนี้ควรมีขนาดใหญ่ขึ้นโดยมีรายละเอียดจุดประสงค์ของจดหมายของคุณและรวมถึงข้อสรุปที่สรุปไว้
   • เนื้อหาของจดหมายต้องมีความกระชับมาก แต่ละย่อหน้าต้องมีช่องว่างเดียว แต่เว้นบรรทัดว่างไว้หลังแต่ละย่อหน้าและอยู่หลังย่อหน้าสุดท้ายด้วย

10. 

    จบลงด้วยข้อสรุปที่มีการศึกษา ตัวอย่างบางส่วนของการปิดบัญชีประเภทนี้ ได้แก่ "ขอแสดงความนับถือ" "ขอบคุณที่ให้ความสนใจ" หรือ "ขอบคุณมาก" อย่าลืมจัดแนวคำทักทายของคุณไปทางซ้ายและใส่เครื่องหมายจุลภาคไว้ด้านหลัง
    • ใช้อักษรตัวแรกของคำทักทายสุดท้ายเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เท่านั้น

11. 

    ป้อนชื่อของคุณเมื่อเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตามคุณต้องข้ามสามบรรทัดหลังจากเสร็จสิ้นและก่อนป้อนชื่อเต็มของคุณจากนั้นเขียนตำแหน่งของคุณในบรรทัดด้านล่าง

12. 

    พูดถึงไฟล์แนบท้ายจดหมาย หากคุณจะรวมไว้ให้เขียน "ไฟล์แนบ" บรรทัดใต้ชื่อที่คุณป้อนพร้อมชื่อและรายการไฟล์แนบ
    • โปรดทราบว่าขั้นตอนนี้ไม่จำเป็นหากคุณไม่มีไฟล์แนบ
    • ส่วนเอกสารแนบต้องจัดชิดซ้ายและเว้นระยะห่างเดียว

13. 

    ใส่ชื่อย่อของผู้พิมพ์ด้วยถ้ามี หากมีคนอื่นเขียนจดหมายในขณะที่คุณเขียนตามคำบอกให้ใส่ชื่อย่อไว้ที่ด้านล่างของตัวอักษรหนึ่งบรรทัดใต้ไฟล์แนบ

14. 

    ลงชื่อหลังจากพิมพ์จดหมาย เขียนชื่อของคุณด้วยมือโดยเฉพาะอย่างยิ่งในตัวอักษรเล่นหางระหว่างข้อความสุดท้ายและชื่อที่คุณพิมพ์ การเซ็นชื่อด้วยมือของคุณเองจะทำให้ผู้รับรู้ว่าคุณได้ทุ่มเทตัวเองเพื่อส่งจดหมายนี้ถึงพวกเขาจริง ๆ ซึ่งแสดงให้เห็นว่าสำคัญมาก

วิธีที่ 2 จาก 4: จดหมายที่เป็นมิตร

1. 

   ระบุวันที่ ระบุวันที่เขียนหรือเขียนจดหมายเสร็จที่มุมขวาบนของจดหมาย
   • เขียนวันที่ในรูปแบบ "วัน - เดือน - ปี" รูปแบบปกติคือการเขียนวันและปีด้วยตัวเลขและเดือนเต็ม แต่ไม่มีปัญหาในการเขียนทั้งหมดเป็นตัวเลข
   • วันที่จะต้องอยู่ชิดขวาของหน้า

2. 

   เขียนคำทักทายที่เป็นมิตร "Dear", "Dear" และ "Esteemed (a)" ยังคงเป็นเรื่องธรรมดาที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ที่คุณมีกับผู้รับคุณสามารถเขียนได้โดยไม่ต้องมีพิธีการมากมายหรือแม้แต่เพียงแค่ชื่อของเขา
   • คำทักทายจะต้องจัดชิดซ้ายและตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
   • เมื่อเขียนถึงเพื่อนหรือญาติส่วนใหญ่คือการใส่ชื่อของบุคคลนั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "Dear Joana"
   • สำหรับจดหมายที่เป็นกันเองและเป็นกันเองมากขึ้นคุณยังสามารถแทนที่ "Dear" หรือ "Dear" ด้วยคำทักทายแบบสบาย ๆ เช่น "Hello" "Hi" หรือ "How are you?"
   • หากคุณกำลังจะส่งจดหมายถึงผู้สูงอายุหรือบุคคลที่ควรแสดงความเคารพให้ใส่ชื่อและนามสกุลส่วนตัว ตัวอย่างเช่น "Dear Mrs. Corrêa"
   • ข้ามเส้นระหว่างคำทักทายและข้อความหลักของจดหมาย

3. 

   รวมบทนำเนื้อหาและข้อสรุปของจดหมายของคุณ บทนำและข้อสรุปควรประกอบด้วยย่อหน้าสั้น ๆ เพียงย่อหน้าเดียว แต่เนื้อหาของจดหมายควรมีขนาดใหญ่กว่ามาก
   • จัดแนวข้อความหลักทางซ้าย แต่เยื้องบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้า
   • ข้อความหลักทั้งหมดต้องมีช่องว่างเดียว โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องข้ามบรรทัดระหว่างย่อหน้าสำหรับตัวอักษรประเภทนี้ แต่จะไม่มีปัญหาในการทำเช่นนี้หากเพิ่มความสามารถในการอ่านตัวอักษร
   • ข้ามบรรทัดหลังประโยคสุดท้ายของข้อความหลักเพื่อแยกส่วนนี้ออกจากข้อสรุป

4. 

   ให้ข้อสรุปที่เหมาะสม "ขอแสดงความนับถือ" ยังคงเป็นคำทักทายสุดท้ายที่ใช้บ่อยที่สุดแม้ในจดหมายถึงคนใกล้ชิด อย่างไรก็ตามหากเป็นแบบสบาย ๆ คุณสามารถรวมการปิดแบบธรรมดาให้น้อยลงได้โดยเขียนว่า "เจอกันครั้งหน้า!" หรือ "เจอกันใหม่!" ถ้าผู้รับเป็นเพื่อนสนิท
   • หลังจากคำทักทายแล้วให้ใส่เครื่องหมายจุลภาค แต่ไม่ได้พิมพ์ชื่อของคุณไว้ข้างหลัง
   • ข้อสรุปจะต้องสอดคล้องกับส่วนหัว

5. 

   เซ็นชื่อ ลงนามโดยตรงด้านล่างข้อสรุปโดยทั่วไปใช้ตัวอักษรเล่นหางและไม่ปิดกั้น
   • หากคุณเรียกผู้รับด้วยชื่อของเขาเท่านั้นคุณสามารถลงชื่อโดยใส่ชื่อของเขาเท่านั้นและปล่อยไว้ตามนั้นหากคุณต้องการ หากผู้รับอาจไม่ทราบว่าคุณเป็นใครโดยใช้ชื่อของคุณเท่านั้นโปรดเขียนนามสกุลของคุณด้วย

วิธีที่ 3 จาก 4: อีเมลทางการหรือธุรกิจ

1. 

   เริ่มต้นด้วยคำอธิบายสั้น ๆ แต่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของอีเมล ต้องอยู่ในช่อง "หัวเรื่อง" ของข้อความไม่ใช่ในเนื้อความ
   • หากผู้รับคาดหวังอีเมลของคุณคำอธิบายสามารถระบุเฉพาะหัวเรื่องที่อยู่ในมือเท่านั้น หากบุคคลนั้นไม่ได้รอข้อความการเขียนคำอธิบายอาจซับซ้อนกว่านี้เล็กน้อย เป้าหมายควรเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเปิดอีเมลกล่าวคือจำเป็นต้องกระตุ้นให้ผู้รับเปิดอย่างมีประสิทธิภาพ

2. 

   อีเมลนั้นต้องขึ้นต้นด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ ส่วนใหญ่แล้ว "Dear" "Dear" หรือ "Dear" เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการทักทายซึ่งตามมาด้วยตำแหน่งที่เป็นทางการของบุคคลหรือ บริษัท ที่จะได้รับข้อความ
   • จ่าหน้าจดหมายไปยังผู้รับเฉพาะทุกครั้งที่ทำได้ หลีกเลี่ยงการส่งไปยังผู้รับโดยไม่ต้องป้อนชื่อ ใช้เฉพาะ "ใครก็ตามที่สนใจในเดือนพฤษภาคม" เป็นทางเลือกสุดท้าย
   • เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมที่สุดที่จะใช้หลังคำทักทายยังคงเป็นเครื่องหมายอัฒภาค ที่กล่าวว่าทุกวันนี้หลายคนใส่เครื่องหมายจุลภาคไว้หลังคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการเท่านั้น
   • หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจ่าหน้าผู้รับว่า "นาย" หรือไม่ หรือ "นาง" เพียงแค่เขียนชื่อ - นามสกุลของแต่ละคน
   • ข้ามบรรทัดหลังจากทักทายอย่างเป็นทางการ

3. 

   เขียนข้อความโดยให้ข้อมูลและสั้น ๆ เช่นเดียวกับตัวอักษรใด ๆ ข้อความหลักต้องมีบทนำเนื้อหาและข้อสรุป ทั้งหมดนี้รวมถึงเนื้อหาควรสั้นและตรงประเด็นเท่าที่จะทำได้
   • จัดแนวข้อความหลักไปทางซ้าย
   • อย่าใช้การเยื้อง
   • ในข้อความหลักให้ใช้ช่องว่างเดียว แต่เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างแต่ละย่อหน้าและหลังสุดท้าย

4. 

   ใช้คำทักทายในการสรุป "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ (a)" เป็นวิธีที่สุภาพที่สุดในการลงท้ายจดหมายโดยต่อจากข้อความหลักของจดหมาย (ใส่ลูกน้ำตามหลัง)
   • อย่าลืมจัดแนวข้อสรุปให้ชิดซ้ายและใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะอักษรตัวแรกของคำแรก
   • รูปแบบอื่น ๆ ของการปิดที่สามารถใช้ได้คือ "Cordially" "Felicidades" และ "ขอแสดงความนับถือ"

5. 

   ป้อนชื่อของคุณด้านล่างข้อสรุป เห็นได้ชัดว่าคุณจะไม่สามารถลงนามในอีเมลได้
   • จัดชื่อของคุณไปทางซ้าย

6. 

   ระบุข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านล่าง ข้ามบรรทัดหลังชื่อของคุณและป้อนที่อยู่จริงหมายเลขโทรศัพท์อีเมลและเว็บไซต์ / บล็อกหากคุณมี
   • จัดแนวไปทางซ้ายและใช้ช่องว่างเดียวสำหรับข้อมูลนี้ ข้อมูลใหม่แต่ละชิ้นต้องมีบรรทัดแยกกัน

วิธีที่ 4 จาก 4: อีเมลที่เป็นมิตร

1. 

   เริ่มต้นด้วยการอธิบายหัวเรื่องอีเมลของคุณอย่างง่ายและถูกต้องในฟิลด์ "หัวเรื่อง" ด้วยวิธีนี้ผู้รับจะสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วว่าหัวเรื่องคืออะไรก่อนที่จะเปิดอีเมลของเขาโดยให้ข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้เขารู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

2. 

   เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพหรือคำทักทายในเนื้อหาของอีเมล รวมคำที่คุณต้องการเช่น "Dear" "Dear" หรือแม้แต่ "Dear"หลังจากนั้นไม่นานให้ป้อนชื่อของผู้รับ
   • จัดแนวคำทักทายไปทางซ้าย
   • หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนสนิทคุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำทักทายหากต้องการโดยเริ่มจากชื่อจริงตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
   • ข้ามเส้นแบ่งระหว่างคำทักทายและเนื้อหาของอีเมล

3. 

   เขียนเนื้อหาของอีเมล เช่นเดียวกับจดหมายอื่น ๆ เนื้อหาของอีเมลต้องมีบทนำเนื้อหาและข้อสรุป อย่างไรก็ตามหากข้อความถึงเพื่อนสนิทโครงสร้างประเภทนี้อาจไม่จำเป็น

4. 

   จบข้อความด้วยคำอวยพร เมื่อกรอกอีเมลที่ส่งถึงเพื่อนเสร็จแล้วคุณไม่จำเป็นต้องทักทายอย่างเป็นทางการ แต่เพียงเพื่อส่งสัญญาณว่าอีเมลกำลังถูกปิด
   • หากผู้รับเป็นเพื่อนสนิทไม่มีปัญหากับการลงท้ายข้อความด้วยชื่อของคุณและไม่มีคำทักทาย

เคล็ดลับ

• ในบางส่วนของโลกโครงสร้างของตัวอักษรจะแตกต่างกันโดยมีการเปลี่ยนแปลงของคะแนนหลังคำทักทายรูปแบบวันที่ต่างๆ (เดือน - วันที่ - ปีหรือแม้แต่ปี - เดือน - วัน) และการจัดตำแหน่งที่แตกต่างกัน
• หากคุณไม่ชอบรูปแบบที่รวมอยู่ที่นี่บางครั้งเรียกว่า "โครงสร้างบล็อก" คุณสามารถค้นคว้าโครงสร้างบล็อกที่แก้ไขและโครงสร้างกึ่งบล็อกได้ โดยทั่วไปข้อมูลเดียวกันที่ใช้จะถูกจัดระเบียบแตกต่างกัน