เนื้อหา

• ขั้นตอน
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

คุณเพิ่งได้รับเลือกหรือแต่งตั้งให้เป็นเลขานุการของคณะกรรมการที่คุณอยู่ ยินดีด้วย! คุณรู้วิธีบันทึกเตรียมและนำเสนอรายงานการประชุมหรือไม่? ไม่สำคัญว่าคุณจะปฏิบัติตามกฎหมายหรือไม่ อัปเดตกฎการสั่งซื้อของ Robert หรือเขียนนาทีในการตั้งค่าที่เป็นทางการน้อยกว่านี่คือวิธีการที่สำคัญในการปฏิบัติตาม

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมตัวก่อน

1. 

   รู้กฎการประชุมขององค์กรของคุณ หากคาดว่าเลขานุการจะจัดทำรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการให้ถามว่ากลุ่มนี้ปฏิบัติตามกฎการสั่งซื้อของโรเบิร์ตหรือคำแนะนำอย่างเป็นทางการอื่น ๆ หรือไม่ ในการตั้งค่าที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นให้ถามสิ่งที่ควรรวมไว้ในรายงานการประชุมหรือจะใช้อย่างไร
   • คุณไม่จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับกฎการสั่งซื้อที่อัปเดตทั้งหมด แต่การได้รับสำเนาหรือการยืมจะเป็นประโยชน์ในการตอบคำถามเฉพาะ
   • รู้บทบาทของตัวเองด้วย เลขานุการบางคนไม่เข้าร่วมการประชุมในขณะที่บางคนใช้เวลาหลายนาทีและมีส่วนร่วมในการอภิปราย ไม่ว่าในกรณีใดเลขานุการไม่ควรเป็นคนที่มีบทบาทสำคัญอื่นเช่นผู้อำนวยความสะดวกหรือประธาน

2. 

   
   
   เตรียมแบบจำลองก่อน รายงานการประชุมแต่ละครั้งจะทำซ้ำข้อมูลบางอย่างดังนั้นเทมเพลตจะสร้างรูปแบบที่สอดคล้องกันเพื่อให้อ้างอิงได้ง่าย อย่างน้อยรวมพื้นที่สำหรับข้อมูลต่อไปนี้:
   • ชื่อขององค์กร
   • ประเภทของการประชุม: เป็นการประชุมประจำสัปดาห์หรือประจำปีการประชุมคณะกรรมการย่อยหรือการประชุมวัตถุประสงค์พิเศษ?
   • วันเวลาและสถานที่ เว้นที่ว่างสำหรับเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด (ตามแผนและเลื่อนออกไป)
   • ชื่อประธานหรือหัวหน้าในที่ประชุมและเลขานุการ (หรือผู้แทน)
   • รายชื่อ "ของขวัญ" และ "ขาด" สังเกตว่ามีองค์ประชุมหรือไม่ (มีคนโหวตมากพอ)
   • พื้นที่สำหรับลายเซ็นของคุณ ในฐานะผู้รับผิดชอบรายงานการประชุมคุณจะลงนามในงานของคุณเสมอและอาจต้องมีลายเซ็นเพิ่มเติมหลังจากได้รับอนุมัติรายงานการประชุมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กรของคุณ
   • วาระการประชุมถ้ามีให้ หากประธานหรือผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมไม่ขอให้คุณร่างระเบียบวาระการประชุมเขาควรมีเอกสารที่จะช่วยจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณเกี่ยวกับการประชุม

3. 

   
   
   พกสมุดบันทึกหรือสมุดบันทึกติดตัวไปด้วย เลือกสิ่งที่คุณพอใจ หากคุณจะเขียนนาทีบ่อยๆให้วางสมุดบันทึกไว้เพื่อจุดประสงค์นั้นหรือสร้างโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
   • หากคุณใช้เวลารายงานการประชุมในการประชุมครั้งก่อนและยังไม่ได้รับการอนุมัติให้นำติดตัวไปด้วย
   • แม้ว่าเครื่องบันทึกจะช่วยคุณถอดเสียงในนาทีต่อมาได้ แต่ก็ไม่สามารถใช้แทนการจดบันทึกได้ หากคุณกำลังจะบันทึกการประชุมให้ดูว่าทุกคนที่เข้าร่วมเห็นด้วยและไม่ยอมให้การทดลองถอดเสียงเป็นคำ
   • การเรียนรู้ชวเลขจะช่วยเร่งกระบวนการจดบันทึก แต่ไม่จำเป็นต้องสามารถจดทุกคำเพื่อสร้างนาทีได้ ในความเป็นจริงคุณควรหลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้น
   • หากคุณถูกขอให้จดบันทึกแบบสาธารณะในระหว่างการประชุมให้ใช้โปรเจ็กเตอร์หรือขาตั้งสำหรับการนำเสนอและนำบันทึกกลับบ้านหลังจากนั้นโดยไม่เบลอเพื่อให้คุณสามารถใช้เพื่อป้อนรายงานการประชุมได้

ส่วนที่ 2 ของ 4: การจดบันทึกเกี่ยวกับการประชุม

1. 

   
   
   แจกรายชื่อผู้เข้าร่วม เมื่อทุกคนเข้าร่วมแล้วให้แจกจ่ายกระดาษ (หรือมากกว่าสำหรับการประชุมใหญ่) โดยมีพื้นที่ให้แต่ละคนเขียนชื่อและข้อมูลติดต่อ คุณสามารถใช้รายการนี้หลังการประชุมเพื่อกรอกข้อมูลในส่วนของขวัญของแบบจำลองของคุณหรือแนบรายการนั้นกับรายงานการประชุมฉบับสมบูรณ์
   • หากคุณไม่รู้จักสิ่งของเหล่านั้นมากมายให้ร่างตารางสถานที่และกรอกข้อมูลในขณะที่ขอให้แต่ละคนแนะนำตัวเอง ทำให้สะดวกในการจดบันทึกเพื่อให้คุณสามารถเรียกชื่อบุคคลอื่นได้ตามความเหมาะสมดังที่จะกล่าวถึงด้านล่าง

2. 

   กรอกเทมเพลตของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในขณะที่คุณกำลังรอให้การประชุมเริ่มขึ้นให้จดชื่อองค์กรวันที่และสถานที่ของการประชุมและประเภท (เช่นรายสัปดาห์การประชุมคณะกรรมการพิเศษเป็นต้น) เมื่อเริ่มต้นให้บันทึกเวลาเริ่มต้น
   • หากคุณไม่มีเทมเพลตให้บันทึกข้อมูลนั้นที่ด้านบนของบันทึกย่อของคุณ
   • หากมีการเรียกประชุมเพื่อจุดประสงค์พิเศษหรือในช่วงเวลาพิเศษให้บันทึกบันทึกที่ส่งเพื่อแจ้งให้สมาชิกทราบและแนบไปกับรายงานการประชุมหลังจากถอดเสียงแล้ว

3. 

   เขียนผลลัพธ์ของการเคลื่อนไหวครั้งแรก การประชุมอย่างเป็นทางการส่วนใหญ่จะเริ่มต้นด้วยการเคลื่อนไหวเพื่อรับรองวาระการประชุมดังนั้นขั้นตอนนี้จะใช้ขั้นตอนนี้เป็นตัวอย่าง หากการประชุมเริ่มต้นด้วยการเคลื่อนไหวอื่นให้จดข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง:
   • การเคลื่อนไหวมักจะสะกดโดยเริ่มต้นด้วย "ฉันเสนอ" โดยปกติแล้ว "ฉันเสนอให้มีการรับรองวาระนี้"
   • ชื่อผู้เสนอ (ผู้เสนอญัตติ)
   • ผลการโหวต หากเป็นไปในเชิงบวกให้เขียน "ยอมรับการเคลื่อนไหว" มิฉะนั้นให้เขียน "การเคลื่อนไหวถูกปฏิเสธ"
   • คุณสามารถขอให้ส่งการเคลื่อนไหวที่ยาวขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรได้หากคุณไม่สามารถจดบันทึกได้อย่างถูกต้อง หากปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งให้ถามระหว่างการประชุมว่านโยบายนี้สามารถทำให้เป็นทางการสำหรับการเคลื่อนไหวที่มีคำมากกว่าจำนวนที่กำหนดได้หรือไม่
   • หากคุณร่างระเบียบวาระการประชุมคุณสามารถเป็นผู้เสนอญัตตินั้นและเป็นเลขานุการรายงานการประชุมได้ ไม่มีปัญหาในการลงทะเบียนการกระทำของคุณเองตราบใดที่คุณยังคงมีเป้าหมาย

4. 

   จดการเคลื่อนไหวอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม อย่างไรก็ตามโปรดฟังการอภิปรายทั้งหมดอย่างระมัดระวังเว้นแต่จะได้รับคำแนะนำเป็นอย่างอื่นอย่าบันทึกไว้ เมื่อมีการเคลื่อนไหวใหม่ให้จดข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
   • จำไว้ว่าการเคลื่อนไหวแต่ละครั้งต้องมีคำที่ถูกต้องชื่อของผู้เสนอและผลการโหวต
   • การเคลื่อนไหวบางอย่างจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนก่อนดำเนินการลงคะแนน หากมีคนพูดว่า "ฉันสนับสนุนการเคลื่อนไหว" หรือสิ่งที่คล้ายกันให้เขียนชื่อบุคคลนั้นในฐานะผู้สนับสนุน
   • หากคุณไม่ทราบชื่อของผู้เสนอหรือต้องการให้มีการเคลื่อนไหวซ้ำให้รบกวนการประชุมอย่างสุภาพเพื่อถาม การเขียนข้อมูลอย่างถูกต้องมีความสำคัญเพียงพอที่จะรับประกันการหยุดชะงักเล็กน้อย
   • หากการเคลื่อนไหวได้รับการแก้ไขเพียงแค่เปลี่ยนคำของการเคลื่อนไหวในบันทึกของคุณ ไม่จำเป็นต้องทราบว่ามีการแก้ไขเกิดขึ้นเว้นแต่จะมีการโต้เถียงและกระตุ้นให้เกิดการอภิปรายมาก

5. 

   รับฟังรายงานและรับสำเนารายงาน เมื่อใดก็ตามที่มีการอ่านออกเสียงรายงานรายการข่าวหรือสิ่งที่คล้ายกันให้จดชื่อเอกสารและใครเป็นผู้อ่านหรือคณะอนุกรรมการที่ร่าง หากมีการเคลื่อนไหวตามการอ่านให้บันทึกตามที่คุณทำ
   • การขอรับสำเนาเมื่อสิ้นสุดการประชุมจะเป็นประโยชน์มากกว่า จดบันทึกเพื่อขอสำเนาในภายหลังจากผู้อ่านหรือหัวหน้าการประชุมและแนบสำเนานั้นไปกับรายงานการประชุมที่ถอดเสียง
   • หากไม่มีสำเนาให้สังเกตว่าเอกสารต้นฉบับถูกเก็บไว้ที่ใด คุณอาจต้องขอข้อมูลนี้หลังการประชุม
   • หากสมาชิกทำรายงานด้วยปากเปล่าแทนที่จะอ่านเอกสารให้เขียนสรุปสั้น ๆ และตรงตามวัตถุประสงค์ของรายงานโดยไม่ต้องลงรายละเอียดหรืออ้างจากผู้บรรยายตามตัวอักษร

6. 

   บันทึกการดำเนินการหรือตั้งค่าสถานะ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมายในการประชุมครั้งล่าสุดและการดำเนินการใหม่ มีใครอยู่เพื่อเขียนจดหมาย? จดชื่อบุคคลและคำแนะนำ
   • การกระทำหลายอย่างอาจตกอยู่ภายใต้การจัดประเภทของ "การเคลื่อนไหว" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบของการประชุม ในการประชุมที่เป็นทางการน้อยกว่านั้นอาจจำเป็นต้องเปิดหูของคุณไว้เพื่อการตัดสินใจที่มีระเบียบชัดเจนน้อยลงเช่นกัน
   • กล่าวถึงเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจสั้น ๆ หากได้รับ

7. 

   บันทึกประเด็นการสั่งซื้อและการตัดสินใจทั้งหมด เมื่อใดก็ตามที่มีการคัดค้านกระบวนการใด ๆ ให้เขียนคำคัดค้านที่สมบูรณ์และพื้นฐานรวมทั้งการตัดสินใจทั้งหมดของประธานาธิบดี
   • รวมการอ้างอิงถึงกฎการสั่งซื้อนโยบายองค์กรหรือโปรโตคอลของ บริษัท ของ Robert

8. 

   เขียนสรุปการอภิปรายเฉพาะเมื่อมีการร้องขอ อย่างเป็นทางการรายงานการประชุมบันทึกว่าคืออะไร เสร็จแล้วไม่ใช่อะไร กล่าวว่าอย่างไรก็ตามปฏิบัติตามคำขอเฉพาะใด ๆ ที่องค์กรส่งถึงคุณ
   • เมื่อบันทึกการอภิปรายให้ตั้งเป้าหมายให้มากที่สุด รวมประเด็นเฉพาะไม่ใช่ความคิดเห็นและลดการใช้คำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ เป้าหมายของคุณคือการเขียนในลักษณะที่แห้งจริงและน่าเบื่อ!
   • ห้ามแจ้งชื่อบุคคลในระหว่างการสรุปการอภิปราย เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะไม่ทำเช่นนี้ในการสนทนาที่ดุเดือดซึ่งอาจทำให้คุณขุ่นเคือง

9. 

   ผูกปลายในตอนท้ายของการประชุม จดเวลาที่สิ้นสุดลงและอย่าลืมรับสำเนารายงานหรือเตือนให้ใครบางคนส่งมาให้คุณ
   • ดูบันทึกย่อของคุณเพื่อดูว่ามีสิ่งใดขาดหายไปหรือต้องการคำชี้แจง หากคุณต้องการถามอะไรบางอย่างกับใครให้ทำก่อนที่บุคคลนั้นจะจากไป

ส่วนที่ 3 ของ 4: ถอดความรายงานการประชุม

1. 

   เริ่มกระบวนการนี้โดยเร็วที่สุด ที่ดีที่สุดคือถอดความรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการทันทีหลังการประชุมเมื่อเหตุการณ์ต่างๆจะยังคงสดใหม่อยู่ในใจของคุณ

2. 

   ใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์บันทึกย่อสำหรับการประชุม คุณอาจทำสิ่งนี้ไปแล้วหากคุณใช้โน้ตบุ๊ก บันทึกบันทึกย่อของคุณและเริ่มเอกสารใหม่สำหรับรายงานการประชุมเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบทั้งสองสิ่งควบคู่กันได้

3. 

   จัดรูปแบบบันทึกย่อของคุณให้เป็นย่อหน้าที่จัดระเบียบ การเคลื่อนไหวการตัดสินใจหรือคำสั่งใหม่แต่ละครั้งต้องอยู่ในย่อหน้าของตนเอง เมื่อจัดรูปแบบโปรดตรวจสอบว่า:
   • คุณใช้การสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง ใช้ตัวตรวจสอบการสะกดหากคุณต้องการ
   • เขาใช้กาลเดียวกันตลอดทั้งข้อความ ใช้อดีตกาลที่สมบูรณ์แบบหรือปัจจุบัน แต่อย่าสลับกันในเอกสารเดียวกัน
   • มันเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่สุด ความคิดเห็นของคุณไม่ควรปรากฏในรายงานการประชุมเนื่องจากคุณต้องการสร้างบันทึกวัตถุประสงค์ที่ทุกคนสามารถใช้ได้
   • เขาใช้ภาษาที่เรียบง่ายและถูกต้อง ภาษาที่คลุมเครือจะต้องถูกแทนที่ด้วยคำที่แม่นยำและคำอธิบายที่ประดับประดาจะต้องถูกลบออก
   • รวมเฉพาะการดำเนินการเท่านั้นไม่ใช่การอภิปราย เว้นแต่คุณจะถูกขอให้เขียนการอภิปรายให้จดจ่อกับสิ่งที่เป็นอยู่ เสร็จแล้วไม่ใช่อะไร กล่าวว่า.
   • เขาเรียงหมายเลขหน้าเพื่อง่ายต่อการอ้างอิง

4. 

   แจกจ่ายร่างรายงานการประชุมให้กับสมาชิก ส่งสำเนาให้แต่ละคนโดยใช้ข้อมูลติดต่อในใบเข้าร่วม หากคุณไม่มีข้อมูลนี้หัวหน้าการประชุมควรติดต่อคุณได้

5. 

   ได้รับการอนุมัติรายงานการประชุม คุณอาจถูกขอให้อ่านออกเสียงในการประชุมครั้งถัดไปและส่งเพื่อขออนุมัติ หากการเคลื่อนไหวผ่านไปให้จดบันทึก
   • หากรายงานการประชุมได้รับการแก้ไขก่อนที่จะยอมรับให้ทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารและระบุในตอนท้ายว่ามีการแก้ไขรายงานการประชุมโดยไม่ต้องอธิบายการแก้ไขเฉพาะ
   • หากมีการเคลื่อนไหวเพื่อแก้ไขรายงานการประชุมหลังจากที่ได้รับการอนุมัติแล้วให้รวมคำที่ถูกต้องของการเคลื่อนไหวนั้นในรายงานการประชุมที่เกี่ยวข้องและไม่ว่าจะได้รับการอนุมัติ

ส่วนที่ 4 จาก 4: การใช้แม่แบบรายงานการประชุม

1. 

   ไปที่ไซต์เทมเพลตการประชุม เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาในการจัดระเบียบนาทีและช่วยป้องกันข้อผิดพลาด

2. 

   ใช้เวลาดูแต่ละไซต์ ใช้คุณสมบัติการค้นหาและทำตามตัวเลือกต่างๆเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ
   • หากคุณต้องการรุ่นเฉพาะเช่นทั่วไปหรือแบบมาตรฐานให้ค้นหาเว็บไซต์สำหรับความต้องการเฉพาะของคุณและดาวน์โหลดโมเดลโดยคลิกที่ปุ่มที่เหมาะสม บันทึกไว้ในตำแหน่งที่หาง่ายเพื่อไม่ให้สูญหาย

3. 

   เปิดไฟล์ หลังจากดาวน์โหลดแล้วให้คลายซิปและเปิดใน Microsoft Word หรือ Excel เพื่อปรับปรุงคุณภาพและใช้งานง่ายให้ใช้ Microsoft Word เวอร์ชันล่าสุดเนื่องจากการอัปเดตอยู่เสมอจะทำให้สิ่งต่างๆง่ายขึ้นและช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติใหม่ ๆ ได้

4. 

   เพิ่มโลโก้และลิขสิทธิ์ บริษัท ของคุณในส่วนหัว ลบโลโก้ตัวอย่าง แต่อย่าอ่านข้อตกลงการใช้งานที่คุณได้รับแบบจำลองก่อน ท้ายที่สุดไม่จำเป็นต้องมีปัญหาทางกฎหมายใช่ไหม?

5. 

   เปลี่ยนชื่อเรื่อง ในส่วนหัวเรื่องให้เน้นคำว่า "การประชุม / กลุ่ม" และเขียนชื่อรายงานการประชุมของคุณ

6. 

   เปลี่ยนธีม (ทางเลือก) เพื่อให้แบบจำลองรายงานการประชุมของคุณสวยงามและเป็นมืออาชีพมากขึ้นลองเปลี่ยนสีหรือเลือกธีมสำเร็จรูป ง่ายมาก: ค้นหาแท็บ "เค้าโครงหน้า" และติดตามไปที่ส่วน "สีและธีม" ที่นั่นคุณสามารถปรับแต่งรูปลักษณ์ของแบบจำลองของคุณและทำให้มันเข้ากับสีของโลโก้ บริษัท ของคุณได้

7. 

   ตั้งชื่อส่วนต่างๆของเทมเพลต ควรมีชื่อฟิลด์หลายชื่อตลอดทั้งโมเดล คุณอาจต้องการมากหรือน้อยหรือคุณยังไม่ชอบวิธีตั้งชื่อส่วนต่างๆ ปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการในการประชุมของคุณ

8. 

   บันทึกแม่แบบลงในสมุดบันทึกของคุณเพื่อให้คุณสามารถนำไปประชุมและเริ่มทำรายงานการประชุมได้ หากคุณยังคงใช้ Microsoft Office สิ่งต่างๆจะรวดเร็วและง่ายดายและคุณสามารถติดตามการประชุมได้อย่างเป็นระเบียบและแม่นยำยิ่งขึ้นกว่าเดิม หรือคุณสามารถพิมพ์เทมเพลตของคุณเพื่อจดบันทึกด้วยมือ แต่คงความสูงของฟิลด์ไว้เพื่อให้คุณใส่ข้อมูลได้มากเท่าที่คุณต้องการ

9. 

   ตรวจสอบโมเดลของคุณ ยินดีด้วย! เทมเพลตรายงานการประชุมของคุณเสร็จสมบูรณ์ ผลผลิตและความแม่นยำของคุณในระหว่างการประชุมคาดว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณตอนนี้คุณมีแบบจำลองที่จะนำทางคุณและจัดระเบียบความคิดของคุณ เช่นเดียวกับโครงการใด ๆ ให้ตรวจสอบรายละเอียดเพื่อดูว่ามีบางอย่างหายไปหรือสับสนหรือไม่ เมื่อคุณแน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยแล้วคุณจะทำแบบจำลองของคุณเสร็จแล้วและจะพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

เคล็ดลับ

• ป้อนรายงานการประชุมทันทีหลังจากการประชุมสิ้นสุดลงเนื่องจากควรเก็บไว้ในขณะที่ยังคงนึกถึงเหตุการณ์อยู่ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมที่จะต้องได้รับสำเนาของการดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุดหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง
• นั่งใกล้หัวหน้าการประชุมให้มากที่สุดเพื่อที่คุณจะได้ยินทุกอย่างและขอคำชี้แจงโดยไม่ต้องส่งเสียงของคุณ
• เก็บรายงานการประชุมไว้ในที่ปลอดภัย
• ขอให้ผู้คนจดบันทึกการเคลื่อนไหวของพวกเขาเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องลงทะเบียนทันที
• อย่ากลัวที่จะขัดจังหวะและขอคำชี้แจงได้ตลอดเวลา
• นาทีมีความสำคัญมาก: จะถูกเก็บไว้และสามารถใช้ได้หลายปีต่อมา ตัวอย่างเช่นหากปัญหาถูกกฎหมายเช่นชื่อเสียงของใครบางคนอาจขึ้นอยู่กับนาที
• อ่านบางส่วนของ อัปเดตกฎการสั่งซื้อของ Robertโดยเฉพาะส่วนที่พูดถึงการเป็นเลขานุการ
• เขียนสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้น หากหัวข้อเดียวกันเกิดขึ้นสองครั้งอย่าจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน

คำเตือน

• อย่าใส่รายละเอียดในรายงานการประชุมมากเกินไป แม้ว่าคุณจะถูกขอให้บันทึกการสนทนา แต่ให้ย่อและตรงตามวัตถุประสงค์ให้มากที่สุด จำกัด ตัวเองให้รายงานเฉพาะประเด็นหลักที่เกิดขึ้นไม่เช่นนั้นคุณจะจมและกรอกรายละเอียดที่ไม่จำเป็นในเอกสาร
• การตีความและความรู้สึกส่วนตัวของผู้รับผิดชอบรายงานการประชุมไม่ควรเข้าสู่บันทึก
• หากส่วนหนึ่งของการประชุมเป็นความลับ ไม่ เพื่อรายงาน. แต่ให้เขียนว่า "คณะกรรมการรายงานว่าการสนทนาเป็นความลับดังนั้นจึงไม่มีการบันทึก"
• หากคุณถูกขอให้บันทึกการสนทนาที่เป็นความลับเช่นการประชุมระหว่างทนายความและลูกค้าของคุณให้ดำเนินการภายในหนึ่งนาที แยกออกจากกัน และเก็บไว้ให้ห่างจากรายงานการประชุมสามัญ ทำเครื่องหมายว่าเป็นความลับและระบุให้ชัดเจนว่าใครจะสามารถเข้าถึงได้