เนื้อหา

• ขั้นตอน

เราทุกคนรู้ดีว่าการจัดระเบียบในที่ทำงานนั้นสำคัญ ถึงกระนั้นนี่เป็นการต่อสู้ที่ไม่มีที่สิ้นสุดสำหรับคนจำนวนมาก เชื่อหรือไม่ว่าการจัดระเบียบไม่ได้เป็นเรื่องน่ากลัวอย่างที่คิด การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในนิสัยและวิธีแก้ไขอย่างต่อเนื่องสามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายกว่าที่คุณคิด

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 4: การจัดการพื้นที่และเวลาของคุณ

1. 

   ตรวจสอบกิจกรรมของคุณ บันทึกกิจกรรมต่างๆของคุณในไดอารี่เป็นเวลาหลายวัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นสิ่งที่คุณทำโดยไม่ได้ตระหนักถึงมันและคุณจะได้รับความรู้สึกเบื้องต้นเกี่ยวกับความล้มเหลวขององค์กรและการผลิตของคุณ นอกจากนี้คุณควรทำแบบฝึกหัดนี้โดยคำนึงถึงเป้าหมายโดยรวมของคุณ ผ่านไดอารี่กิจกรรมคุณจะสามารถดูได้ว่างานใดที่ทำให้คุณเสียเวลาและงานใดที่สามารถนำไปสู่เป้าหมายของคุณได้

2. 

   
   
   กำหนดตารางเวลาการผลิตที่สูงของคุณ บางคนมีประสิทธิผลในตอนเช้าในขณะที่บางคนเกลียดความคิดที่จะตื่นเช้า คุณอาจมีความรู้สึกถึงส่วนต่างๆของวันที่ทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะชอบอะไรไม่ว่าจะเป็นตอนกลางคืนตอนเช้าเวลากลางวันหรือก่อนหรือหลัง "ชั่วโมงเร่งด่วน" ก็ตามให้ใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาเหล่านี้เพื่อเพิ่มผลผลิตให้ได้สูงสุด

3. 

   
   
   จัดลำดับความสำคัญ งานของคุณ เราทุกคนรู้ดีว่างานบางอย่างมีความสำคัญมากกว่างานอื่น อย่างไรก็ตามเราไม่ได้ให้ความสำคัญอย่างเพียงพอเสมอไป ยกตัวอย่างเช่นพัฒนาระบบที่แบ่งประเภทงานผ่านการแจ้งเตือนซึ่งรวมถึงแบรนด์ต่างๆเช่นธงหรือดาวด้วยความซื่อสัตย์และความยืดหยุ่น เก็บการแจ้งเตือนเหล่านี้ไว้ใกล้คอมพิวเตอร์หรือโต๊ะทำงานไม่ว่าจะเป็นเสมือนหรือจริง อุทิศเวลาและพลังงานของคุณให้กับรายการที่มีความสำคัญสูงสุดในรายการ ตัวอย่างอาจรวมถึงงานที่มีกำหนดเวลาสั้น ๆ เช่นสิ่งของที่คุณต้องส่งภายในสิ้นวันหรือในวันถัดไป คุณยังสามารถจัดลำดับความสำคัญของการตอบสนองต่อลูกค้าเจ้านายหรือคนอื่น ๆ ที่รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่สร้างขึ้น และหากคุณไม่แน่ใจว่างานนั้นละเอียดอ่อนหรือสำคัญเพียงใดคุณควรถามเสมอ

4. 

   
   
   เสร็จงานด่วนทันที งานทั้งหมดไม่จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาไว้ในช่วงเวลาหนึ่งการวางแผนหรือกำหนดเวลาบางอย่างอาจใช้เวลานานพอสมควร ถ้าเป็นเช่นนั้นและคุณสามารถทำงานเหล่านี้ให้เสร็จได้ทันทีขอให้สนุก! การจัดการกับอุปสรรคเหล่านี้ด้วยวิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งได้เช่นกัน

5. 

   จัดการความยุ่งเหยิงและวัสดุในการทำงาน ตารางของเราเคลื่อนย้ายได้อย่างง่ายดายจากฉากที่ไร้ระเบียบไปสู่ฉากแห่งการทำลายล้างที่คู่ควรกับภาพยนตร์ซึ่งทำให้การจัดระเบียบเป็นเรื่องยาก บางคนปฏิบัติภายใต้นโยบายการทำความสะอาดที่เข้มงวด แม้ว่าจะไม่จำเป็น แต่ก็ทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อทำความสะอาดเวิร์กสเตชันของคุณ
   • ดำเนินการสั่งซื้อต่อ ทิ้งขยะและจัดเก็บวัสดุที่คุณต้องการอย่างเป็นระบบ ทำความสะอาดความยุ่งเหยิงทุกครั้งที่ทำได้: ระหว่างพักหรือระหว่างงาน
   • ทำความสะอาดสิ่งสกปรกที่คุณสร้างทันที ดังนั้นคุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการทำความสะอาดในภายหลัง นอกจากนี้วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้ความผิดปกติในปัจจุบันหลงเหลืออยู่บนโต๊ะของคุณในอนาคต
   • เก็บอุปกรณ์ที่คุณต้องการไว้แค่ปลายนิ้ว เห็นได้ชัดว่าทุกสิ่งรอบตัวคุณไม่ได้เป็นสัญญาณของความผิดปกติ การมีเครื่องมือที่พร้อมใช้งานจะช่วยประหยัดเวลาและใช้ประโยชน์จากพื้นที่อันมีค่าของคุณให้เป็นประโยชน์

6. 

   กำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมและการนัดหมาย. บางคนกำหนดเวลาการประชุมเท่านั้น แต่ไม่จัดทำรายการกิจกรรมที่จำเป็น การจัดตารางงานที่สำคัญที่สุดตลอดจนการนัดหมายจะมีประโยชน์ คุณยังสามารถ "จัดกลุ่ม" งานเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่นกำหนดการประชุมเฉพาะในวันอังคารและวันพฤหัสบดี ใช้เวลาว่างในปฏิทินของคุณเพื่อจัดสรรเวลาสร้างสรรค์ให้กับตัวเองหรือเพื่อรองรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด
   • ใช้กำหนดการและปฏิทิน เครื่องมือเหล่านี้อาจเป็นกระดาษหรือเสมือนในรูปแบบของแอปพลิเคชันเช่น iCalendar และ Google Now
   • แยกกิจกรรมของคุณเป็นหมวดหมู่ การจัดหมวดหมู่หรือแยกกิจกรรมตามสีสามารถช่วยเตือนให้คุณเห็นภาพได้อย่างรวดเร็วว่าอะไรสำคัญ หมวดหมู่เหล่านี้อาจรวมถึงการติดต่อโครงการกิจกรรมการประชุมการอภิปรายและแม้แต่ช่วงพักหรือเวลาสำหรับการออกกำลังกาย
   • เพิ่มประสิทธิภาพเทคโนโลยีของคุณ ปฏิทินเสมือนจริงและแพลตฟอร์มอีเมลเช่น Outlook สามารถรวมรายการสิ่งที่ต้องทำผู้ติดต่อและที่อยู่ของคุณได้ สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ทำให้ทุกอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคิดของคุณด้วย
   • เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้มอบหมายงาน เมื่อพิจารณาถึงความเข้มข้นของการทำงานในแต่ละวันคุณจะลืมได้ง่ายว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง มอบหมายงานให้กับผู้ช่วยหรือหากคุณจมอยู่กับงานบ้านเป็นพิเศษให้ขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยเหลือและช่วยเหลืองานบางอย่าง คุณสามารถให้รางวัลพวกเขาได้เมื่อทุกอย่างสงบลง

วิธีที่ 2 จาก 4: ดูแลอีเมลของคุณอย่างเป็นระบบ

1. 

   ตรวจสอบอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนด ไม่ใช่ทุกคนที่จำเป็นต้องยึดติดกับกล่องจดหมายเนื่องจากข้อความจำนวนมากที่ได้รับไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน หากคุณทำงานในสถานที่ที่ไม่ต้องการการตอบกลับอีเมลในทันทีให้ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณตามเวลาที่กำหนด - ประมาณสามหรือสี่ครั้งต่อวัน

2. 

   เก็บอีเมล ใช้ประโยชน์จากโฟลเดอร์และป้ายกำกับแทนการปล่อยให้ข้อความกองอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ Outlook มีโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยในขณะที่ Gmail มีป้ายกำกับและกล่องจดหมายแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นนักข่าวโฟลเดอร์ของคุณอาจเรียกว่า "รายงานปัจจุบัน" "รายงานในอนาคต" "รายงานเก่า" "บทสัมภาษณ์และแหล่งที่มา" และ "เรื่องราวและแนวคิด"
   • ลบและเก็บถาวร เก็บจดหมายเก่าและสำคัญและลบส่วนที่เหลือ ในตัวอย่างด้านบนโฟลเดอร์ "รายงานเก่า" ทำหน้าที่เป็นไฟล์ของนักข่าว เมื่อคุณเริ่มลบข้อความอีเมลเก่าคุณจะแปลกใจว่ามีกี่รายการที่ไปที่ถังขยะและจำนวนรายการที่จัดเก็บ บางคนต้องการให้กล่องจดหมายว่างเปล่า - ไม่ปล่อยให้ข้อความใด ๆ ยังไม่ได้อ่าน (หรือไม่ทิ้งข้อความใด ๆ ไว้ในกล่องจดหมาย) นอกเหนือจากการใช้โฟลเดอร์และป้ายกำกับแล้วคุณสามารถล้างกล่องโดยใช้ฟังก์ชัน "เก็บถาวร" ลบอีเมลเก่าระหว่างพักงานหรือใช้แอปพลิเคชันจัดระเบียบบัญชี

3. 

   เมื่อใดก็ตามที่มีประสิทธิภาพสูงสุดให้ใช้รูปแบบการสื่อสารอื่น ๆ บางครั้งการโทรศัพท์ธรรมดาสามารถแก้ปัญหาที่ต้องแลกเปลี่ยนอีเมลสิบฉบับ ถ้าใช่โทรหาคน! หากคุณรู้ว่าการแลกเปลี่ยนอีเมลจะทำให้เกิดการสนทนาหรือเกี่ยวข้องกับข้อความจำนวนมากคุณควรพูดทางโทรศัพท์ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถรับรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในขณะที่หลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยืดยาวและยืดเยื้อผ่านข้อความอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถส่งอีเมลไปหาเพื่อนร่วมงานและพูดว่า "ฉันมีคำถามมากมายสำหรับคุณในหัวข้อนี้บางทีเราควรคุยกันฉันจะโทรหาคุณในห้านาทีได้ไหม"

4. 

   จำกัด การหยุดชะงัก แม้ว่าการหยุดพักเชิงกลยุทธ์จะมีประโยชน์ แต่การหยุดชะงักระหว่างชั่วโมงทำงานจะไม่เกิดขึ้น พวกเขาสามารถทำให้คุณทำงานช้าลงทำลายจังหวะการทำงานและทำให้คุณสูญเสียวิธีคิด ดังนั้นพยายามใช้ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรและข้อความเสียงพิเศษเมื่อคุณรู้ว่าคุณยุ่งเกินไป เครื่องมือเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องใช้เมื่อคุณไม่ได้อยู่ในสำนักงานเท่านั้น สามารถใช้เมื่อคุณจมอยู่กับงาน หลายคนยังใช้นโยบาย "เปิดประตู" แต่คุณไม่จำเป็นต้องเปิดห้องทิ้งไว้ตลอดเวลา คุณยังสามารถฝากข้อความที่เป็นมิตรไว้ที่ประตูโดยพูดว่า "ฉันอยู่ระหว่างการโทร" หรือ "ฉันไม่ว่างโปรดกลับมาใหม่ภายหลังหรือส่งอีเมล"

5. 

   ใช้บริการของ "คลาวด์" บริการคลาวด์ (หรือที่เรียกว่า "คลาวด์คอมพิวติ้ง") ถือได้ว่ามีราคาถูกกว่าปรับขนาดได้มีประสิทธิภาพและอัปเดตได้ง่าย เนื้อหาที่จัดทำโดยคลาวด์เหล่านี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ต่างๆเช่นคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตสมาร์ทโฟนเป็นต้น ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยังทำหน้าที่เป็นวิธีหลักหรือรองในการสำรองข้อมูลดิจิทัล ปรึกษาผู้รับผิดชอบด้านไอทีหรือซอฟต์แวร์ในที่ทำงานของคุณ คุณอาจมีพื้นที่ว่างจำนวนหนึ่งในระบบคลาวด์อยู่แล้ว (หรือคุณสามารถซื้อพื้นที่นั้นได้โดยเสียค่าธรรมเนียมรายปีเล็กน้อย)

6. 

   ใช้รายการโปรดทางอินเทอร์เน็ต เบราว์เซอร์ที่ดีที่สุดช่วยให้สามารถบุ๊กมาร์กได้ - เมื่อคุณบันทึกและจัดระเบียบที่อยู่อีเมลที่คุณเข้าชมบ่อยเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว ใช้ประโยชน์จากเว็บไซต์เหล่านี้ดังนั้นคุณจึงไม่ลืมเว็บไซต์สำคัญที่มีข่าวสารหรือข้อมูลอุตสาหกรรม

วิธีที่ 3 จาก 4: การใช้เวลาให้เป็นประโยชน์

1. 

   หลีกเลี่ยงการฝึกทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ในเรื่องนี้ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่มีความคิดเห็นที่คล้ายคลึงกัน แม้ว่าในทีวีอาจดูรวดเร็วและยอดเยี่ยม แต่การปฏิบัติงานหลายอย่างพร้อมกัน ("มัลติทาสก์" หรือ "มัลติทาสก์") ไม่ได้ผลและอาจทำให้ประสิทธิผลขององค์กรของคุณลดลง เลือกที่จะอุทิศความสนใจทั้งหมดของคุณให้กับงานทีละงาน เสร็จสิ้นและดำเนินการต่อในรายการถัดไป

2. 

   สร้างตารางเวลาหรือปฏิทินด้วยตัวคุณเอง โชคดีที่งานส่วนใหญ่ไม่ต้องการให้คุณกำหนดเวลาทุกอย่างในแต่ละวันโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตามการจัดตารางเวลาพื้นฐานของไฮไลต์และกิจกรรมและงานที่สำคัญที่สุดในวันนั้นจะมีประโยชน์
   • ตั้งเวลา จำกัด สำหรับกิจกรรมบางอย่าง งานบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีข้อ จำกัด เหล่านี้ แต่งานอื่น ๆ ต้องมีพารามิเตอร์เวลาเพื่อให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ ลองนึกถึงกิจกรรมประจำวันที่มักจะใช้เวลานานกว่าปกติและกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงให้กับพวกเขาในอนาคต
   • จัดเวลาพิเศษสำหรับกิจกรรมอื่น ๆ กิจกรรมบางอย่าง - ตามที่คุณได้เรียนรู้จากประสบการณ์ - มักจะต้องใช้เวลามากกว่าที่คาดไว้ อย่างไรก็ตามนี่ไม่ใช่เรื่องเลวร้ายเสมอไป ยกตัวอย่างเช่นแบ่งเวลาก่อนและหลังเพื่อทำงานประเภทนี้ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเหตุการณ์สำคัญและการประชุม)

3. 

   ใช้แอพนาฬิกาจับเวลานาฬิกาจับเวลาทางกายภาพหรือนาฬิกาปลุก เครื่องมือเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพเมื่อใช้อย่าง จำกัด บางคนชอบตั้งนาฬิกาปลุกล่วงหน้า 10, 15 หรือ 30 นาทีเพื่อรับคำเตือนล่วงหน้าและเตรียมทำกิจกรรม คุณยังสามารถใช้การช่วยเตือน

4. 

   หลีกเลี่ยงการเลื่อนกิจกรรมของคุณ ถามตัวเองว่าการเลื่อนเวลานี้จำเป็นอย่างยิ่งหรือเป็นเพียงตัวอย่างของการผัดวันประกันพรุ่ง หากคุณคิดว่าคุณเป็นคนผัดวันประกันพรุ่งอย่าเลื่อนงาน - จบในครั้งเดียว! อย่างไรก็ตามเมื่อหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเลื่อนกิจกรรมให้จดจำจุดที่คุณขัดจังหวะและตั้งเวลาอื่นเพื่อให้เสร็จสิ้น อีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้างแผนฉุกเฉิน ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องยกเลิกการประชุมแบบเห็นหน้าคุณอาจสามารถโทร (ผ่านเสียงและ / หรือวิดีโอ) กับบุคคลนั้นได้

วิธีที่ 4 จาก 4: ดูแลสุขภาพกายและใจ

1. 

   หยุดพัก เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องหยุดพักทางจิตใจเพื่อให้คุณมีสุขภาพที่ดีและมีประสิทธิผล เรามักจะจมอยู่ในที่ทำงานจนบางครั้งเราไม่ได้หยุดพัก - สำคัญมาก การหยุดพักเหล่านี้ทำให้เรามีส่วนที่เหลือที่เราต้องการและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยให้เราถอยหลังและถามตัวเองว่าเราใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดหรือไม่

2. 

   นอนหลับสบายขึ้น. หากเรานอนหลับไม่สนิทเราอาจจะมึนงงเหนื่อยหรือกระสับกระส่ายในวันรุ่งขึ้นซึ่งอาจทำลายประสิทธิภาพและแผนการทำงานของเราได้ วางแผนที่จะพักผ่อนอย่างน้อยเจ็ดหรือแปดชั่วโมงต่อคืน

3. 

   อย่าเปรียบเทียบตัวเองกับเพื่อนร่วมงาน งานของคนเหล่านี้ส่วนใหญ่แตกต่างจากของเราและทุกคนมีวิธีการจัดระเบียบที่แตกต่างกัน วิธีการที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสำหรับคนที่คุณรู้จักอาจไม่ดีที่สุดสำหรับกิจวัตรของคุณและในทางกลับกัน

4. 

   ยอมรับว่าองค์กรเป็นกระบวนการต่อเนื่อง อย่าคาดหวังว่าจะสมบูรณ์แบบ องค์กรมีความต่อเนื่องและต้องการความเอาใจใส่อย่างต่อเนื่อง คุณจะไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างสมบูรณ์แบบทุกวัน อย่างไรก็ตามคำสั่งเพียงเล็กน้อยสามารถทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น