เนื้อหา

• ขั้นตอน

ในการเป็นเลขานุการที่ดีคุณต้องพร้อมที่จะแก้ปัญหาบางอย่างอยู่เสมอนอกเหนือจากการมีประสิทธิภาพและเป็นระบบระเบียบ บุคคลที่รับบทบาทนี้ซึ่งต้องใช้ความไว้วางใจอย่างมากเป็นส่วนสำคัญของทีม แต่นั่นไม่ได้ยกเว้นว่าเขาต้องรู้วิธีการสื่อสารที่ดีมาก การพัฒนาทักษะให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ เป็นวิธีที่จะมีงานที่น่าสนใจมั่นคงและสนุกสนาน

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: การแสดงท่าทางอย่างมืออาชีพ

1. 

   มาถึงตรงเวลาเสมอ พยายามมาถึงเร็วกว่าปกติเล็กน้อยเพื่อจัดระเบียบสำนักงานและเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมประจำวันและการนัดหมายอื่น ๆ ใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาที่สภาพแวดล้อมว่างเปล่าและเงียบมากขึ้นเพื่ออ่านอีเมลและติดตามความคืบหน้าของงานสำคัญอื่น ๆ
   • พยายามสังเกตเวลาที่ต้องไปทำงานในแต่ละวันและปรับกิจวัตรของคุณให้เหมาะสม เผื่อระยะไว้ล่วงหน้า 15 หรือ 20 นาทีเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะมาสายเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน หากคุณกำลังจะไปที่ไหนสักแห่งเป็นครั้งแรกให้ลองใช้ก่อนเพื่อทำความเข้าใจว่าจะต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการเดินทาง

2. 

   
   
   จัดระเบียบความคิด พักผ่อนให้เพียงพอเพื่อให้จิตใจสงบและผ่อนคลาย วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบความคิดของคุณได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ดื่มกาแฟหรือชาในตอนเช้าหรือเมื่อคุณรู้สึกว่าต้องทำให้จิตใจสดชื่น เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้หยุดพักและปล่อยให้โต๊ะของคุณอยู่ในสภาพที่สะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย
   • ทุก ๆ 52 นาทีที่ทำงานควรหยุดพัก 17 นาทีอย่างรอบคอบ การศึกษาแสดงให้เห็นว่าช่วงเวลาแห่งการทำงานและการพักผ่อนช่วยกระตุ้นให้เกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น ในช่วงพักให้ลุกขึ้นและทำแบบฝึกหัดยืดเส้นหรือง่ายๆ ใช้โอกาสนี้ในการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณหรือเดินเล่นรอบ ๆ สำนักงานและดื่มน้ำ

3. 

   
   
   ตระหนักถึงวาระการประชุมเสมอ ภาระหน้าที่ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการคือการรู้วาระของเจ้านายพนักงานที่สำคัญอื่น ๆ ของ บริษัท และงานที่ต้องทำให้สำเร็จ จับตาดูกำหนดการอยู่เสมอเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเช่นกำหนดเวลาการประชุมที่แตกต่างกันสองครั้งในเวลาเดียวกัน
   • ปล่อยให้วาระการประชุมไม่ว่าจะเป็นจริงหรือเสมือนเปิดอยู่เสมอ เมื่อมีคนถามคำถามเกี่ยวกับการนัดหมายของเจ้านายของคุณหรือพยายามที่จะนัดหมายคุณจะมีข้อมูลอยู่แล้ว

4. 

   
   
   เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม นำเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดเช่นกำหนดการแล็ปท็อปและบันทึกย่อจากการประชุมครั้งก่อน ก่อนเริ่มการประชุมให้ถามหัวหน้าของคุณว่าคุณจำเป็นต้องทำอะไรเช่นส่งเอกสารให้ผู้เข้าร่วมหรือรับผิดชอบคอมพิวเตอร์เพื่อส่งงานนำเสนอ
   • คืนก่อนหรือสองสามชั่วโมงก่อนส่งขอบเขตของการประชุมรายงานการประชุมก่อนหน้าหรือเอกสารอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วม

5. 

   เรียนรู้ชวเลข ความต้องการในการจดบันทึกข้อมูลมักจะดีสำหรับผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ เรียนหลักสูตรชวเลขเพื่อเรียนรู้วิธีการเขียนได้เร็วขึ้น
   • หากคุณไม่ได้จดบันทึกด้วยมือคุณสามารถเรียนรู้การพิมพ์ได้เร็วขึ้น ทำการทดสอบโดยตั้งเวลาหนึ่งนาทีสำหรับอุปกรณ์แต่ละเครื่องที่ใช้และลองพิมพ์อย่างรวดเร็วบนโทรศัพท์แท็บเล็ตและคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นนับเพื่อดูจำนวนคำที่คุณสามารถพิมพ์บนอุปกรณ์แต่ละเครื่องได้ ใช้สิ่งที่คุณได้รับประสิทธิภาพสูงสุดจากบ่อยที่สุด

วิธีที่ 2 จาก 3: การปรับปรุงเทคนิคองค์กร

1. 

   ใช้ปฏิทินและปฏิทิน ปล่อยให้ปฏิทินปฏิทินและแผ่นจดบันทึกของคุณมีประโยชน์และอัปเดตข้อมูลเมื่อจำเป็น
   • คุณชอบทำงานกับปากกาและกระดาษหรือไม่? มีแผ่นจดบันทึกและปากกาที่พอดีกับกระเป๋าหรือในกระเป๋าของคุณเพื่อพกติดตัวเสมอ เมื่อคุณจดบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำและจัดการให้สำเร็จให้ขีดฆ่างานในรายการ
   • ไม่เป็นไรถ้าคุณชอบทรัพยากรดิจิทัล ใช้ปฏิทินในโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อนัดหมายและนัดหมายและทำการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน แอปอย่าง Wunderlist และ Todoist ช่วยได้มาก

2. 

   ประสานข้อมูล เพื่อให้บันทึกย่องานและการนัดหมายของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอสิ่งสำคัญคือต้องซิงโครไนซ์ข้อมูลบนอุปกรณ์ทั้งหมด ปัจจุบันแอปพลิเคชั่นสมัยใหม่มีคุณสมบัตินี้
   • แบ่งปันงานและเอกสารกับพนักงานคนอื่น ๆ และหัวหน้าของคุณ Basecamp และ Trello เป็นแอปพลิเคชั่นที่สามารถใช้ได้กับหลาย ๆ คนภายในทีม
   • ส่งเอกสารและสเปรดชีตผ่าน Google เอกสารหรือแอพแชร์เช่น Dropbox และ Hightail

3. 

   สร้างระบบสี. บันทึกย่อและเอกสารของคุณจะเข้าใจง่ายขึ้นหากคุณสามารถจัดระเบียบตามสีได้ กำหนดสีสำหรับแต่ละโครงการวันพนักงานหรือส่วนงานอื่น ๆ ที่สามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานของคุณ ใช้เครื่องหมายข้อความหรือแถบสีเพื่อค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
   • แอปพลิเคชันมือถือและอีเมลต่างๆมีคุณสมบัติประเภทนี้เพื่อแบ่งงานตามสีต่างๆ

4. 

   ทำความสะอาดกล่องอีเมลของคุณ ปรับปรุงกล่องจดหมายของคุณให้เหมาะสมลบข้อความที่ไม่จำเป็นทั้งหมดและเหลือเฉพาะข้อความที่สำคัญที่สุด คุณยังสามารถทำเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่านหรือวางไอคอนติดตามผลไว้ข้างๆ คุณสามารถใส่อีเมลที่มีความสำคัญน้อยลงในโฟลเดอร์และลบอีเมลที่ไม่จำเป็นได้
   • ลองสร้างโฟลเดอร์ที่จัดเรียงตามปีไตรมาสหรือเดือน หรือแม้กระทั่งแบ่งตามโครงการประเภทหรือพนักงาน พยายามตอบกลับลบหรือรวบรวมข้อมูลสำคัญทันทีหลังจากได้รับเพื่อหลีกเลี่ยงการได้รับข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องในกล่องจดหมายของคุณหรือลืมตอบกลับ กำหนดงานบางอย่างสำหรับองค์กรของคุณเอง: การกำหนดปลายทางของแต่ละข้อความจนถึงสิ้นวันเป็นหนึ่งในการบ่มเพาะเหล่านั้น

5. 

   คงเส้นคงวา. จัดเก็บวัสดุประเภทเดียวกันในสถานที่แยกต่างหากและสมุดบันทึกและโฟลเดอร์แยกกันสำหรับโครงการเฉพาะ วางแผ่นรองและปากกาไว้ใกล้โทรศัพท์เพื่อจดบันทึกอย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงการเขียนบนกระดาษที่หลวมและขาดง่าย จดบันทึกข้อมูลการประชุมไว้ที่แยกต่างหากเพื่อที่คุณจะได้ไม่เสี่ยงต่อการผสมข้อมูลกับข้อมูลที่สำคัญน้อยกว่า

6. 

   ประหยัดกระดาษและเวลา หลีกเลี่ยงการพิมพ์เอกสารที่ไม่จำเป็น สิ่งที่คุณใช้ได้เฉพาะในรูปแบบดิจิทัลให้เลือกวิธีนี้ บันทึกหรือสแกนบันทึกที่สำคัญเพื่อไม่ให้เสียวัสดุหรือเวลา ข้อดีอย่างหนึ่งของการบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลก็คือการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้จะทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกเดียวและคุณจะไม่เสี่ยงต่อการสูญหาย

7. 

   ปรับปรุงคลังวัสดุของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ ระวังอย่าพลาดวัสดุพื้นฐานเช่นแผ่นจดบันทึกปากกาซองจดหมายโฟลเดอร์และลวดเย็บกระดาษ หากคุณไม่รับผิดชอบในการซื้อสินค้าเหล่านี้โปรดระบุรายการสำหรับอุตสาหกรรมการจัดซื้อ อย่าปล่อยให้วัสดุสิ้นเปลืองหมดเพื่อขอจัดส่งใหม่ เป็นไปได้ที่จะได้รับส่วนลดที่ดีหากคุณซื้อสินค้าในปริมาณมาก
   • จัดเก็บวัสดุบนโต๊ะทำงานของคุณ ใช้กล่องไฟล์โฟลเดอร์ถาดและตัวจัดระเบียบอื่น ๆ

วิธีที่ 3 จาก 3: การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

1. 

   รักษารูปแบบการตอบสนอง วิธีง่ายๆในการประหยัดเวลาและพลังงานคือการมีไฟล์บางไฟล์ที่มีการตอบสนองที่เป็นมาตรฐานและใช้กันทั่วไป ขึ้นอยู่กับคำถามคุณสามารถตอบกลับพร้อมคำตอบได้แล้วไม่ว่าจะทางอีเมลหรือทางโทรศัพท์

2. 

   พิถีพิถัน. จดข้อมูลสำคัญทั้งหมดในโทรศัพท์มือถือหรือปฏิทินไม่ว่าจะเป็นการโทรศัพท์อีเมลที่ได้รับหรือหัวข้อที่กล่าวถึงในการประชุม จัดระเบียบบันทึกย่อเหล่านี้ลงในโฟลเดอร์หรือไฟล์ดิจิทัลเพื่ออ้างอิงเมื่อใดก็ตามที่คุณมีคำถามหรือถูกถามเกี่ยวกับเรื่องนี้และไม่สามารถจดจำได้ทันที

3. 

   มีประสิทธิภาพและเป็นมิตรกับโทรศัพท์ สร้างคำทักทายที่สุภาพและอธิบายเมื่อรับสาย เก็บรายชื่อส่วนขยายของบุคคลและแผนกอื่น ๆ ไว้ในมือและพยายามจดจำส่วนขยายที่สำคัญที่สุดเพื่อให้สามารถรับสายได้อย่างรวดเร็ว
   • เรียนรู้คุณสมบัติที่โทรศัพท์มีให้เช่นการโอนสายไปยังเมลบ็อกซ์ของพนักงานโดยตรงหรือเพิ่มบุคคลนั้นในการประชุมทางโทรศัพท์ การรู้ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและหลีกเลี่ยงปัญหาทางเทคนิค

4. 

   สามารถสื่อสารภาษาโปรตุเกสได้ดี การเขียนของคุณต้องไม่มีที่ติไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน ก่อนส่งอีเมลหรือแจกจ่ายบันทึกช่วยจำโปรดตรวจสอบว่าข้อความถูกต้องหรือไม่ คุณไม่ต้องการส่งอีเมลไปหาเจ้านายที่เต็มไปด้วยความผิดพลาดแปลก ๆ ใช่ไหม?
   • โปรแกรมแก้ไขข้อความและแอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่มีการพิสูจน์อักษร นอกจากนี้ยังมีส่วนขยายบางอย่างที่คุณสามารถเพิ่มลงในเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อแก้ไขการพิมพ์ผิดในข้อความบนเว็บไซต์และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย ลองนึกถึงความเป็นไปได้ที่จะมีส่วนขยายเหล่านี้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีหน้าที่ต้องโพสต์บนเครือข่ายหรือบนเว็บไซต์ของ บริษัท

5. 

   พูดสั้น ๆ และสุภาพในอีเมลและข้อความเสียง อธิบายวัตถุประสงค์ของการโทรหรืออีเมลโดยรวบรัดและตรงตามวัตถุประสงค์ให้มากที่สุด อย่าลืมระบุชื่อและ บริษัท ที่คุณทำงานด้วย ถ้าเป็นไปได้ให้ทิ้งรายละเอียดการติดต่อไว้นอกเหนือจากสิ่งที่คุณใช้สื่อสาร

6. 

   ยืนยันเวลานัดหมาย ยืนยันการประชุมของหัวหน้าและงานสำคัญอื่น ๆ ทางอีเมลหรือโทรศัพท์ในวันก่อนหรือสองสามชั่วโมงก่อน สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจกับทั้งเขาและคนที่เขาจะได้พบหรือเจอ ติดต่อใครก็ตามที่ไม่ได้ตอบกลับคำขอโดยส่งอีเมลสั้น ๆ และสุภาพหรือโทรศัพท์อย่างสุภาพ