เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 เขียนจดหมายส่วนตัว
• ส่วนที่ 2 เขียนจดหมายธุรกิจ
• ส่วนที่ 3 เขียนจดหมายปะหน้า

ในบทความนี้: เขียนจดหมายส่วนตัวลดจดหมายธุรกิจลดจดหมายปะหน้า 19 การอ้างอิง

จดหมายที่เขียนตั้งแต่เริ่มต้นมีแนวโน้มที่จะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้รับของคุณ หากคุณกำลังเตรียมที่จะเขียนจดหมายส่วนตัวธุรกิจหรือแรงบันดาลใจคุณอาจมีปัญหาในการกรอกบรรทัดที่ช้าและบรรทัดแรก หากคุณต้องการทราบรูปแบบที่เหมาะสมหรือหากคุณต้องการทราบวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นแนะนำตัวอักษรมีหลักการและกลยุทธ์เฉพาะที่คุณสามารถใช้ได้

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 เขียนจดหมายส่วนตัว

1. เขียนที่อยู่ของคุณ สำหรับจดหมายส่วนตัวให้ใส่ที่อยู่ของคุณไว้ที่ด้านบนของหน้าและวางไว้ทางด้านซ้าย วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับสามารถตอบคุณได้อย่างง่ายดายเพราะเขาไม่ต้องค้นหาที่อยู่ของคุณหรือเก็บซองจดหมายไว้เขียนถึงคุณ
   • คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มชื่อของคุณในที่อยู่ เพียงใส่ที่อยู่ของถนนหรือตู้ป ณ . ของคุณในบรรทัดแรกจากนั้นเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ของคุณในบรรทัดถัดไป

2. 
   

   
   เขียนวันที่หลังจากที่อยู่ของคุณ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใส่วันที่เพื่อให้นักข่าวของคุณรู้เมื่อคุณเขียนจดหมาย สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้ติดต่อของคุณหากเขาต้องการเก็บอีเมลที่เขาได้รับและเรียงตามวันที่ ป้อนวันที่ในบรรทัดตามที่อยู่ของคุณ
   • สำหรับรูปแบบให้ใส่วันที่เดือนและปีก่อน ตัวอย่างเช่น "22 เมษายน 2016"

3. 
   

   
   
   
   ใส่ที่อยู่ของผู้สื่อข่าวของคุณ จากนั้นคุณจะต้องข้ามบรรทัดและเขียนทางด้านขวาของหน้า คุณต้องใช้คำทักทาย "ที่รัก" เพื่อเริ่มต้นเสมอ เขียนชื่อผู้รับของคุณหลังจากนั้นให้ใส่เครื่องหมายจุลภาค
   • คิดว่าคุณมักจะโทรหาผู้สื่อข่าวของคุณอย่างไร นี่คือตัวอย่างบางส่วน: "Dear Stephanie," "Dear Grandmother" หรือ "Dear Mr. Thompson,"

4. 
   

   
   ถามคำถาม สำหรับจดหมายส่วนตัวถึงเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัววิธีการทั่วไปคือการเริ่มต้นด้วยการถามคำถาม คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการแสดงความสนใจในสิ่งที่คู่สนทนาของคุณกำลังทำอยู่หรือถามเขาว่าเขากำลังทำอะไรอยู่
   • นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่คุณสามารถพูดได้: "คุณเป็นอย่างไรบ้าง? คุณคิดยังไงกับโรงเรียนใหม่ของคุณ? คุณรู้สึกดีขึ้นหรือไม่ "

5. 
   

   
   แสดงความสนใจในสิ่งที่คู่สนทนาของคุณพูดหรือทำ อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเริ่มจดหมายส่วนตัวคือเริ่มต้นด้วยการแสดงความสนใจในสิ่งที่ผู้รับของคุณพูดไว้ในจดหมายฉบับสุดท้ายเช่นความสำเร็จเมื่อเร็ว ๆ นี้วันหยุดพักผ่อนที่ยิ่งใหญ่ที่พวกเขาเคยเจอ
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มจดหมายด้วยการพูดว่า "ขอแสดงความยินดีกับรางวัลของคุณ" "ดูเหมือนว่าวันหยุดของคุณจะสนุกจริงๆ" "ฉันขอโทษที่คุณต้องผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นนี้ที่โรงเรียน "

ส่วนที่ 2 เขียนจดหมายธุรกิจ

1. 
   

   
   
   
   เขียนที่อยู่ของคุณ ที่อยู่ไปรษณีย์ของคุณจะต้องปรากฏที่ด้านบนของจดหมาย อย่าเขียนชื่อของคุณก่อนที่อยู่ อย่างไรก็ตามคุณสามารถเขียนที่อยู่อีเมลและ / หรือหมายเลขโทรศัพท์ภายใต้ที่อยู่ทางไปรษณีย์หากคุณต้องการ
   • เขียนที่อยู่ของคุณทางด้านซ้ายของแผ่นงานของคุณ

2. 
   

   
   ใส่วันที่ หลังจากเขียนที่อยู่ของคุณหรือหลังจากใส่ข้อมูลอื่น ๆ ลงในข้อมูลติดต่อของคุณให้ข้ามบรรทัดแล้วเขียนวันที่ เขียนวันที่แบบเต็มโดยการตั้งค่าวันเดือนและปี
   • ตัวอย่างเช่น "22 เมษายน 2016"

3. 
   

   
   วางที่อยู่ของผู้ติดต่อจดหมายของคุณทางด้านขวาของแผ่นงานของคุณ เขียนชื่อผู้ติดต่อและที่อยู่แบบเต็มทางด้านซ้ายของแผ่นงาน เขียนที่อยู่หลังวันที่โดยมีช่องว่างคั่นทั้งสอง
   • ข้ามอีกหนึ่งบรรทัดหลังจากใส่ที่อยู่ของคุณ คำทักทายของคุณ ("เรียน ___" หรือ "บุคคลที่เหมาะสม") ควรอยู่ในบรรทัดถัดไป

4. 
   

   
   พิจารณาว่าคำทักทาย "ที่รัก" นั้นเหมาะสมในกรวยของคุณหรือไม่ การเริ่มเขียนจดหมายด้วยสูตรนี้เป็นวิธีมาตรฐาน แต่คำทักทายนี้อาจไม่เหมาะสมเสมอไป ตัวอย่างเช่นสูตรนี้อาจดูเป็นเรื่องส่วนตัวเกินไปสำหรับจดหมายร้องเรียนหรือจดหมายธุรกิจ
   • พิจารณาบุคคลที่คุณเขียนถึงและพิจารณาว่าจะแนะนำจดหมายด้วยเจตจำนง "Dear" หรือไม่จะบรรลุเป้าหมายของคุณ หากคุณหวังที่จะรู้จักผู้รับให้ดีขึ้นเช่นเชื่อมโยงกับบุคคลนั้นในโครงการข้อความนั้นอาจเหมาะสม
   • หากคุณพบว่ายากที่จะปฏิบัติตามสูตรนี้คุณสามารถลบออกและเริ่มต้นด้วยตัวคุณเองโดยเขียนชื่อและชื่อของผู้รับ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแนะนำจดหมายของคุณด้วย "Mr. Smith" จากนั้นดำเนินการต่อด้วยประโยคเบื้องต้น
   • "ผู้ที่ถูกต้อง" เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แต่สูตรนี้อยู่ไกลกว่าและจริงจังกว่าคำทักทาย "ที่รัก" ใช้วลีเกริ่นนำนี้เท่านั้นหากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ

5. 
   

   
   คิดว่าคุณจะจัดการกับผู้รับอย่างไร ก่อนที่จะอธิบายชื่อผู้รับของคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการพูดคุยกับเขา ในหลายกรณีจดหมายธุรกิจจะต้องระบุที่อยู่ผู้รับอย่างเป็นทางการเช่นชื่อของบุคคล คุณสามารถคิดได้ว่าบุคคลนั้นมาหาคุณอย่างไรในจดหมายเก่าของเขาและพิจารณาความสัมพันธ์ของคุณ
   • พิจารณาชื่อเรื่องและตำแหน่งของบุคคล . หากผู้รับของคุณมีชื่อหรือดำรงตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจงคุณสามารถเริ่มต้นธุรกิจของคุณด้วยสิ่งนี้: "Dear Dr. Jones" หากเขาเป็นนายพลของกองทัพคุณต้องเริ่มจดหมายของคุณด้วย: "Dear General Wilson" คุณควรโทรหาผู้ถือระดับปริญญาเอกด้วย "ดร."
   • อ่านจดหมายที่คุณกำลังตอบกลับ. หากคุณเขียนจดหมายตอบกลับไปที่อื่นลองดูว่าผู้รับของคุณมาหาคุณเพื่อกำหนดว่าจะใช้ถ้อยคำใด ตัวอย่างเช่นหากจดหมายที่คุณได้รับขึ้นต้นด้วย "Dear Mr. Johnson" คุณควรเริ่มจดหมายของคุณด้วย "Dear Mr. ____,"
   • คิดเกี่ยวกับประเภทของความสัมพันธ์ที่ผูกคุณกับผู้รับ. คุณต้องพิจารณาความสัมพันธ์ที่ผูกมัดคุณกับผู้รับของคุณก่อนตอบจดหมายของเขา คุณใช้นามสกุลเดียวกันหรือไม่ คุณมักจะใช้ชื่อเฉพาะเมื่อคุณพูดคุยกับเขา? โปรดจำไว้ว่าแม้ว่าคุณจะเรียกบุคคลนั้นด้วยนามสกุลของเขาในอดีตสิ่งนี้อาจเป็นทางการในจดหมายอย่างมืออาชีพ หากคุณมีข้อสงสัยให้ระวังและพูดกับคนอย่างเป็นทางการตัวอย่างเช่นเขียนนาย, นาง, ดร. ฯลฯ

6. 
   

   
   เลือกเสียงที่ถูกใจ ไม่ว่าเนื้อหาของคุณจะเป็นแบบใดก็ตามควรเก็บเสียงที่ถูกใจเพื่อกระตุ้นความสนใจของผู้รับ แม้ว่าคุณจะเขียนจดหมายร้องเรียนหรือมีรูปแบบของการร้องเรียนใด ๆ อย่าเริ่มพูดสิ่งที่หยาบคายหรือทำคำขอ ส่งความปรารถนาดีที่สุดของคุณมาหาเขาหรือแสดงความยินดีกับเขาที่ทำอะไรบางอย่างแทน
   • ตัวอย่างเช่นหากต้องการเป็นมิตรกับจุดเริ่มต้นของคุณคุณสามารถลองหนึ่งในสองวลีนี้: "ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี" "ขอแสดงความยินดีด้วยความจริงใจในการโปรโมตของคุณ"

7. 
   

   
   ระบุจุดประสงค์ของขีปนาวุธของคุณ ในขณะที่การเริ่มต้นจดหมายธุรกิจด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรนั้นเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็สำคัญพอที่จะพูดให้ถูกและพูดในสิ่งที่คุณเขียน คุณสามารถทำให้รู้สาเหตุของจดหมายของคุณโดยใช้สูตรที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาที่เริ่มต้นด้วยสิ่งนี้: "ฉันเขียนจดหมายนี้ถึงคุณเพราะ / สำหรับ "
   • คุณสามารถปรับแต่งบทนำนี้สำหรับการใช้งานที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นด้วยหนึ่งในวลีต่อไปนี้: "ฉันกำลังเขียนจดหมายนี้ถึงคุณเพราะความสนใจร่วมกันของเรา" "ฉันกำลังเขียนจดหมายนี้เพื่อขอ" "ฉันเขียนจดหมายนี้เพื่อเสนอหุ้นส่วนระหว่าง บริษัท ของเรา "

ส่วนที่ 3 เขียนจดหมายปะหน้า

1. 
   

   
   ใช้รูปแบบเดียวกับจดหมายมืออาชีพ เมื่อคุณเขียนขีปนาวุธประเภทนี้คุณสามารถใช้วิธีการเดียวกันกับที่ใช้กับจดหมายมืออาชีพ
   • ใส่ที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของหน้าและจัดชิดซ้าย อย่าใส่ชื่อของคุณแค่ที่อยู่ของคุณ
   • เพิ่มที่อยู่อีเมลที่อยู่เว็บไซต์ส่วนตัวของคุณและหมายเลขโทรศัพท์ในบรรทัดถัดไป
   • กระโดดข้ามเส้น
   • ใส่วันที่ด้วยวันแรก: "22 เมษายน 2016"
   • ข้ามไปอีกหนึ่งบรรทัด
   • เพิ่มคำทักทายของคุณ: "Dear ___," หรือ "To To Who Who Be,"

2. 
   

   
   สรุปความสำเร็จของคุณ เป็นเรื่องปกติที่จะเริ่มต้นจดหมายปะหน้าด้วยประโยคง่ายๆเช่น "ฉันกำลังเขียนเพื่อสมัครตำแหน่ง __" อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการสร้างความแตกต่างเล็กน้อยในบทนำของคุณลองทำสรุปสั้น ๆ ของความสำเร็จที่ดีที่สุดของคุณ การสรุปทุกสิ่งที่คุณทำได้สามารถดึงดูดความสนใจของผู้สรรหาและเพิ่มโอกาสในการได้รับการสัมภาษณ์
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ประโยคประเภทนี้ในตอนต้นของจดหมายของคุณ: "ห้าปีที่ผ่านมาฉันเพิ่มยอดขายของฉันเป็นสองเท่าและขยายธุรกิจของฉันในสามภูมิภาคของประเทศ คุณสามารถพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานการศึกษาการฝึกอบรมเฉพาะที่คุณได้รับและคุณสมบัติอื่น ๆ ที่งานต้องการและที่คุณมี

3. 
   

   
   แสดงความกระตือรือร้นของคุณ การแสดงความดีใจผ่านจดหมายช่วยเพิ่มโอกาสในการได้สัมภาษณ์ ความทุ่มเทของคุณสามารถสร้างความประทับใจให้กับผู้สรรหา
   • คุณสามารถพูดแบบนี้: "ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่ได้เห็นข้อเสนองานนี้เพราะฉันเป็นคนที่น่าชื่นชมใน บริษัท ของคุณ" คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณชอบใน บริษัท ได้ในภายหลังทำไมคุณถึงหลงใหลในงานของคุณและทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้

4. 
   

   
   รวมคำหลักที่สำคัญในจดหมาย คำหลักจะมีประโยชน์หากคุณรู้ว่าคุณจะต้องเผชิญกับคนจำนวนมากที่มีงานทำ การใช้คำหลักในจดหมายของคุณอาจเพิ่มโอกาสในการสมัครของคุณให้ประสบความสำเร็จโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าตรงกับตำแหน่ง
   • อาจเป็นคำที่ปรากฏหลายครั้งในการเสนองานรวมถึงความรู้หรือประสบการณ์ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นจดหมายปะหน้าของคุณด้วยถ้อยคำแบบนี้: "ในช่วงห้าปีที่ฉันเป็นผู้จัดการฝ่ายขายฉันได้ทำการนำเสนอเป็นประจำพัฒนากลยุทธ์การขายที่ยอดเยี่ยม สคริปต์การขายสำหรับพนักงานของฉัน "
   • คุณสามารถพูดถึงชื่อบุคคลที่เปลี่ยนเส้นทางคุณมาที่ตำแหน่งนี้ สิ่งนี้สามารถดึงดูดความสนใจของผู้จัดการการจ้างงานและสร้างความมั่นใจในการบำรุงรักษา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนสิ่งนี้: "ฉันได้ยินเกี่ยวกับโพสต์นี้จากผู้อำนวยการแผนกของเรา: ดร. สมิ ธ "

คำแนะนำ

• จดหมายส่วนบุคคลอาจเป็นได้นานเท่าที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามหากเป็นการสมัครงานหรือการจับคู่ธุรกิจให้จดหมายของคุณสั้นและถูกต้องที่สุด คุณควรจะสามารถแสดงความเป็นตัวของตัวเองได้ในหน้าเดียวสำหรับการพลาดแบบนี้