เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 เริ่มจดหมาย
• ส่วนที่ 2 เขียนเนื้อหาของจดหมาย
• ส่วนที่ 3 จบตัวอักษร
• ส่วนที่ 4 การเขียนจดหมายให้สมบูรณ์

ในบทความนี้: เริ่มตัวอักษรลดร่างของจดหมายเติมตัวอักษรหาตัวอักษร 14 การอ้างอิง

คุณต้องเขียนจดหมายโฆษณาไหม? โดยทั่วไปตัวอักษรประเภทนี้จะเป็นไปตามโครงสร้างที่เป็นที่รู้จักและใช้งานง่ายซึ่งปรับให้เข้ากับเนื้อหาที่หลากหลาย จดหมายธุรกิจต้องลงวันที่เสมอ นอกจากนี้ควรมีย่อหน้าและข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ เขียนของคุณเองและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นหากจำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนดโดย บริษัท ของคุณ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 เริ่มจดหมาย

1. 
   

   
   ทำความคุ้นเคยกับเค้าโครง ไม่ว่าเนื้อหาของจดหมายของคุณจะต้องใช้กฎการนำเสนอบางอย่าง ต้องพิมพ์ตัวอักษรเชิงพาณิชย์ ใช้แบบอักษรทั่วไปเช่น "Arial" หรือ "Times New Roman" หากเป็นไปได้ให้เลือกใช้ย่อหน้าที่มีเบาะซึ่งเทียบเท่ากับการเริ่มต้นย่อหน้าใหม่โดยกดปุ่มสองครั้ง การเข้า และอย่าหลงระเริง
   • เว้นระยะห่างไว้ที่ 2.5 ซม. ทั้งสี่ด้าน
   • จดหมายธุรกิจดิจิทัลจะต้องประกอบด้วยตัวอักษรทั่วไป ในอีเมลแบบมืออาชีพหลีกเลี่ยงการใช้ตัวสะกดหรืออีในสีอื่นนอกเหนือจากขาวดำ

2. 
   

   
   เลือกกระดาษที่เหมาะสม จะต้องพิมพ์ e บนแผ่นขนาด A4 หากคุณอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกาให้ใช้กระดาษขนาด Letter ซึ่งเท่ากับ 216 มม. x 279 มม. หรือ 8.5 "× 11" สัญญาขนาดใหญ่บางฉบับอาจพิมพ์บนแผ่นขนาดที่ถูกกฎหมาย (216 มม. × 356 มม.)
   • หากคุณพิมพ์จดหมายเพื่อส่งให้พิจารณาใช้กระดาษที่มีหัวของ บริษัท สิ่งนี้จะทำให้จดหมายของคุณมีการสัมผัสอย่างเป็นทางการเพราะผู้อ่านจะเห็นโลโก้และข้อมูลติดต่อของ บริษัท ของคุณ

3. 
   

   
   
   
   ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ป้อนชื่อและที่อยู่ของ บริษัท เขียนแต่ละรายการของที่อยู่ในบรรทัดแยกต่างหาก หากคุณกำลังทำงานในนามของคุณเองเพิ่มชื่อของคุณแทนชื่อ บริษัท หรือด้านบน
   • หาก บริษัท ของคุณมีส่วนหัวที่พร้อมใช้งานคุณสามารถใช้มันแทนการพิมพ์ข้อมูลด้วยตัวเอง
   • หากคุณป้อนที่อยู่ด้วยตัวเองให้ปรับที่อยู่ด้านซ้ายหรือด้านขวาที่ด้านบนของหน้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณหรือคำแนะนำของ บริษัท
   • หากคุณส่งจดหมายไปต่างประเทศให้เขียนชื่อประเทศเป็นอักษรตัวใหญ่

4. 
   

   
   ระบุวันที่ สำหรับความเข้มงวดมากขึ้นเขียนวันที่เต็ม ตัวอย่างเช่น: "1 เมษายน 2012" ในจดหมายที่นำเสนอเป็นภาษาฝรั่งเศสสถานที่และวันที่ควรปรากฏที่ด้านบนขวาของหน้า
   • หากการเขียนจดหมายของคุณใช้เวลาหลายวันให้ระบุวันที่คุณเขียนจดหมายเสร็จ

5. 
   

   
   เพิ่มข้อมูลผู้รับ ป้อนชื่อเต็มของผู้รับชื่อหากมีชื่อและที่อยู่ของธุรกิจ ข้อมูลนี้จะต้องปรากฏในคำสั่งนี้โดยแต่ละรายการในบรรทัดแยกต่างหาก หากมีให้ระบุหมายเลขอ้างอิง ในจดหมายที่นำเสนอต่อฝรั่งเศสข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับจะต้องอยู่ทางขวามือสองสามบรรทัดด้านล่างวันที่
   • หากต้องการรับคำตอบโดยตรงเป็นที่พึงปรารถนาที่จะกล่าวถึงจดหมายถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจง ทำวิจัยเล็กน้อยถ้าคุณไม่สนใจชื่อผู้รับ ติดต่อ บริษัท เพื่อค้นหาชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

6. 
   

   
   
   
   เลือกแบบฟอร์มการโทร สูตรนี้ใช้เพื่อแสดงความเคารพต่อผู้รับ คุณจะเลือกสูตรขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักเพื่อนบ้านหรือไม่ คุณจะพิจารณาถึงระดับความคุ้นเคยหรือความเป็นทางการของความสัมพันธ์ของคุณ ตรวจสอบตัวเลือกในรายการต่อไปนี้
   • ใช้นิพจน์ "ถึงผู้ที่เหมาะสม:" เท่านั้น หากคุณไม่ทราบแน่ชัดว่าใครจะตอบจดหมายของคุณ
   • หากความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับนั้นผิวเผินคุณควรใช้ "เซอร์" หรือ "มาดาม" เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งแปลก ๆ
   • คุณยังสามารถระบุชื่อของผู้รับได้เช่น: "Mr. Director"
   • หากคุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดีและหากรายงานของคุณคุ้นเคยคุณสามารถใช้สูตรส่วนตัวเพิ่มเติมเช่น "My Suzanne ที่รัก"
   • หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเพศของผู้รับให้ใช้สูตร: "สุภาพสตรีสุภาพบุรุษ"
   • อย่าลืมใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังการโทรหรือสูตรโคลอน (:) หลังจากนิพจน์ "ถึงผู้ที่ถูกต้อง"

ส่วนที่ 2 เขียนเนื้อหาของจดหมาย

1. 
   

   
   ใช้โทนเสียงที่เหมาะสม ตามคำพูดที่รู้จักกันดีเวลาคือเงินและนักธุรกิจส่วนใหญ่เกลียดที่จะเสียเวลา ดังนั้นจดหมายของคุณควรเขียนด้วยน้ำเสียงสั้นและแม่นยำ ทำให้การอ่านง่ายขึ้นโดยไปที่จุดเริ่มต้นและย่อหน้าที่สั้นกระชับตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นด้วยประโยคเช่นนี้: "ฉันกำลังเขียนเกี่ยวกับ ... "
   • หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนดอกไม้คำพูดผึ่งผายหรือประโยคที่คดเคี้ยว ให้มองหาพื้นฐานที่สุดอย่างรวดเร็วและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้
   • นำสไตล์ที่น่าเชื่อถือมาใช้ เป็นไปได้ว่าเป้าหมายของคุณคือชักชวนผู้อ่านให้ทำอะไรบางอย่างเปลี่ยนใจแก้ไขปัญหาจ่ายบิลหรือดำเนินการ ดังนั้นเปิดเผยมุมมองของคุณด้วยความมั่นใจ

2. 
   

   
   ใช้สรรพนามส่วนตัว มันถูกต้องสมบูรณ์แบบที่จะใช้ในสรรพนามส่วนตัวจดหมายพาณิชย์ ผม, เรา และ คุณ. เมื่อมันมาถึงตัวคุณเองให้ใช้สรรพนามส่วนบุคคล ผม. คุณจะใช้สรรพนามส่วนบุคคล คุณ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับผู้รับ
   • ระวังเมื่อเขียนจดหมายในนามขององค์กร หากคุณนำเสนอมุมมองของ บริษัท คุณต้องใช้คำสรรพนามส่วนบุคคล เรา. ดังนั้นผู้อ่านจะได้รู้ว่ามันเป็นเรื่องของมุมมองของ บริษัท หากคุณแสดงความคิดเห็นของคุณเองให้ใช้ ผม .

3. 
   

   
   ชัดเจนและรัดกุม แจ้งผู้อ่านของคุณอย่างแม่นยำเกี่ยวกับคำพูดของคุณเพราะเขาจะตอบคุณอย่างรวดเร็วเฉพาะในกรณีที่จดหมายของคุณชัดเจนเหมือนน้ำจากหิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณต้องระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผู้รับทำอะไรหรือทำในทิศทางที่แน่นอน อธิบายตำแหน่งของคุณสั้นที่สุด

4. 
   

   
   ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่ เมื่ออธิบายสถานการณ์หรือเมื่อมีการร้องขอตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้เสียงที่ใช้งานแทนเสียงที่ไม่ทำงาน ความเสี่ยงของคุณต่อการคลุมเครือหรือไม่มีตัวตนหากแสดงออกด้วยเสียงที่ไม่โต้ตอบ นอกจากนี้เสียงที่ใช้งานจะง่ายขึ้นและตรงไปยังจุด นี่คือสองตัวอย่าง
   • วิธีการเรื่อย ๆ : "แว่นกันแดดของคุณไม่ได้ถูกออกแบบหรือผลิตโดยคำนึงถึงความแข็งแรง "
   • Active Way: "บริษัท ของคุณออกแบบและผลิตแว่นตากันแดดโดยไม่ใส่ใจกับความแข็งแกร่งของพวกเขา "

5. 
   

   
   จะผ่อนคลายถ้าจำเป็น คนเขียนจดหมายถึงคนอื่น หลีกเลี่ยงตัวอักษรมาตรฐานให้มากที่สุดเพราะคุณจะไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์กับใครบางคนได้โดยการส่งจดหมายสำเร็จรูป อย่างไรก็ตามหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูดหรือคำแสลงเช่น "ต้องบอกว่า" สำหรับ "ต้องยอมรับ" หรือ "เงิน" สำหรับ "เงิน" รักษาสไตล์มืออาชีพ แต่เป็นมิตรและเป็นมิตร
   • หากคุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดีเป็นไปได้ที่จะรวมสูตรที่ชัดเจนเพื่อแสดงคำทักทายของคุณ
   • ใช้สามัญสำนึกเพื่อกำหนดลักษณะของบุคลิกภาพที่คุณจะเปิดเผย บางครั้งอารมณ์ขันเล็กน้อยทำให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจง่ายขึ้น แต่ระวังให้ดีก่อนเล่าเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ

6. 
   

   
   มีความสุภาพ คุณจะต้องเป็นแม้ว่าคุณจะเขียนคำร้องเรียนหรือจดหมายร้องเรียน ตรวจสอบตำแหน่งของผู้รับและเสนอให้เขาด้วยน้ำเสียงที่อ่อนโยนและน่ารักเพื่อทำสิ่งที่คุณทำได้ภายในขอบเขตที่เหมาะสม
   • ตัวอย่างเช่นการร้องเรียนที่ไม่สุภาพสามารถเขียนได้ดังนี้: "ฉันคิดว่าแว่นกันแดดของคุณแย่มากจนฉันตัดสินใจไม่ซื้ออีกต่อไป ในทางกลับกันการอ้างสิทธิ์ที่สุภาพจะเป็นดังนี้: "ฉันผิดหวังกับแว่นกันแดดของคุณและฉันตัดสินใจที่จะซื้อสินค้ากับซัพพลายเออร์รายอื่นในอนาคต "

7. 
   

   
   ใช้ หน้าที่สอง ที่ส่วนหัวสำหรับหน้าพิเศษของคุณ จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่จะต้องกระชับพอที่จะใส่ลงในหน้าเดียว แต่ถ้าจดหมายของคุณยาวขึ้นเช่นสัญญาหรือข้อสรุปทางกฎหมายคุณอาจต้องการหน้าเพิ่มเติม ใช้ หน้าที่สอง ส่วนหัวทำจากกระดาษเดียวกันกับหน้าแรก แต่มักจะมีที่อยู่ตัวย่อ
   • เขียนหมายเลขหน้าในหน้าที่สองและหน้าถัดไปที่ด้านบนของหน้า คุณสามารถรวมชื่อผู้รับและวันที่ได้

8. 
   

   
   ผูกทุกอย่าง ในย่อหน้าสุดท้ายสรุปประเด็นที่คุณได้กล่าวไว้ในเนื้อความของจดหมายและระบุแผนการดำเนินการหรือสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับอย่างชัดเจน แนะนำว่าเขาติดต่อคุณหากเขามีคำถามหรือข้อสงสัยใด ๆ ที่จะแสดง ขอบคุณผู้รับสำหรับความสนใจที่เขาหรือเธอได้มอบให้กับจดหมายหรือคำถามภายใต้การพิจารณา

ส่วนที่ 3 จบตัวอักษร

1. 
   

   
   เลือกแบบฟอร์มมารยาท ในบทสรุปเช่นเดียวกับในรูปแบบการอุทธรณ์ก็คือการแสดงความเคารพและเป็นทางการ คุณสามารถเลือกสูตรโดยไม่ต้องเสี่ยงกับการหลอกลวงตัวเองเช่น: "ได้โปรดเชื่อ (Sir) ต่อความเชื่อมั่นของการพิจารณาที่โดดเด่นของฉัน" หรือ "ฉันขอให้คุณแสดงความรู้สึกที่อุทิศตนของฉัน (Sir) ในทำนองเดียวกันหากเป็นอีเมลให้ลองใช้วลีเช่น "จริงใจ" "ด้วยความเคารพ" หรือ "จริงใจ" ซึ่งไม่เป็นทางการ แต่ยอมรับได้

2. 
   

   
   เซ็นชื่อในจดหมาย ข้ามไปประมาณสี่บรรทัดก่อนเซ็นลายเซ็นของคุณ พิมพ์จดหมายของคุณก่อนที่จะลงนาม จะดีกว่าถ้าใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ หากคุณส่งจดหมายทางอีเมลสแกนลายเซ็นของคุณและใส่ภาพในส่วนที่เหมาะสมของจดหมาย
   • หากคุณเซ็นชื่อในนามของบุคคลอื่นให้เขียน "p พี : »ก่อนหน้าลายเซ็นของคุณ นี่คือตัวย่อของนิพจน์ "โดยพร็อกซี" ซึ่งหมายถึง "แทน" หรือ "ในชื่อ"

3. 
   

   
   พิมพ์ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ ภายใต้ลายเซ็นของคุณป้อนชื่อชื่อหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลหรือข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เขียนแต่ละรายการในบรรทัดอิสระ

4. 
   

   
   เพิ่มชื่อย่อของพนักงานพิมพ์ดีด หากบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้เขียนพิมพ์จดหมายคุณสามารถเพิ่มชื่อย่อของบุคคลนั้นภายใต้แผ่นลายเซ็น บางครั้งบาง บริษัท ขอให้รวมชื่อย่อของผู้เขียนจดหมายเพื่อหาคนที่เข้าร่วมในการพัฒนาจดหมายได้ง่ายขึ้น
   • หากคุณพบเฉพาะชื่อย่อของตัวพิมพ์ดีดให้เขียนเป็นตัวพิมพ์เล็กเช่น mj
   • หากคุณรวมของผู้แต่งให้ใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ในขณะที่รักษาอักษรย่อของพิมพ์ดีดเป็นตัวพิมพ์เล็กเช่น RW: mj เป็นไปได้ที่จะแยกชื่อย่อสองรายการด้วยเครื่องหมายทับเช่น MW / mj

5. 
   

   
   ระบุสิ่งที่แนบมา หากคุณแนบชิ้นส่วนกับจดหมายของคุณให้เขียนลักษณะของชิ้นส่วนเหล่านี้สองสามบรรทัดภายใต้พิกัดของคุณโดยระบุจำนวนและประเภทของชิ้นส่วน ตัวอย่างเช่นเขียน: "สิ่งที่แนบ (2): แบบฟอร์ม, แผ่นพับ"
   • นอกจากนี้คุณยังสามารถย่อนิพจน์ "Attachments" โดยเขียน "P. j"

6. 
   

   
   ป้อนชื่อของผู้รับ หากคุณส่งสำเนาของจดหมายไปยังบุคคลอื่นคุณต้องพูดถึงมันในจดหมายโดยเขียนตัวย่อ "cc" ใต้บรรทัด "Attachments" ตามด้วยชื่อและชื่อของบุคคล ตัวย่อนี้หมายถึง "สำเนามารยาท" นอกจากนี้ยังเป็นตัวย่อของนิพจน์ "สำเนาที่แท้จริง" เมื่อตัวอักษรถูกพิมพ์ด้วยกระดาษคาร์บอน
   • ตัวอย่างเช่นเขียน: "cc: Marie Martin ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด"
   • หากคุณเพิ่มมากกว่าหนึ่งชื่อให้เรียงชื่อที่สองใต้ชื่อแรก แต่ไม่มี "cc:"

ส่วนที่ 4 การเขียนจดหมายให้สมบูรณ์

1. 
   

   
   แก้ไขตัวอักษร เลย์เอาต์เป็นองค์ประกอบสำคัญที่สะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ แต่คุณต้องแก้ไขข้อผิดพลาดของคุณเพื่อพิสูจน์ให้ผู้รับทราบว่าคุณมีความสามารถและมีความรับผิดชอบ เรียกใช้การตรวจสอบการสะกดของซอฟต์แวร์การประมวลผลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ แต่อ่านจดหมายของคุณอย่างรอบคอบก่อนส่ง
   • ตรวจสอบว่าจดหมายมีความชัดเจนและรัดกุม มีย่อหน้าที่มีประโยคมากกว่าสามหรือสี่ประโยคหรือไม่? หากเป็นกรณีนี้ให้ลองลบประโยคที่ไม่จำเป็นออก
   • หากจดหมายมีความสำคัญอย่างยิ่งโปรดลองขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานของคุณอ่านให้คุณ บางครั้งรูปลักษณ์ใหม่อาจมองเห็นข้อผิดพลาดหรือความผิดพลาดที่คุณอาจไม่สังเกตเห็น

2. 
   

   
   อย่าเกาจดหมายของคุณ หากคุณมีหลายหน้าอย่าเย็บเล่ม หากคุณต้องการให้หน้าของคุณเป็นระเบียบคุณสามารถแนบไปกับคลิปหนีบกระดาษด้านซ้ายมือ

3. 
   

   
   โพสต์จดหมาย หากคุณจัดส่งจดหมายทางไปรษณีย์ให้ใช้ซองขนาดเชิงพาณิชย์ หากเป็นไปได้ให้นำซองจดหมายที่มีโลโก้ บริษัท บันทึกที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับอย่างถูกต้อง พับตัวอักษรครึ่งหนึ่งเพื่อให้ผู้รับแรกเปิดแผ่นพับด้านบนแล้วจากนั้นแผ่นพับด้านล่าง ให้แน่ใจว่าคุณได้รับจดหมายเพียงพอก่อนส่ง
   • หากคุณรู้สึกว่างานเขียนของคุณยุ่งเหยิงและไม่สะท้อนความสามารถระดับมืออาชีพของคุณให้ป้อนที่อยู่โดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลอีเมลของคุณและพิมพ์ลงบนซองจดหมายด้วยเครื่องพิมพ์ของคุณ
   • หากจดหมายมีความสำคัญมากหรือเร่งด่วนให้พิจารณานำส่งโดยบริการ
   • หากคุณต้องการส่งทางอีเมลให้แปลงเป็นรูปแบบ "HTML" หรือ PDF เพื่อจัดรูปแบบต่อไป อย่างไรก็ตามวิธีที่ดีที่สุดคือส่งจดหมายที่พิมพ์บนกระดาษ